Was ist so schlimm daran, wenn der Name eines ehemaligen Mitarbeiters noch in unserem System vorhanden ist?

Sobald Mitarbeitende Ihr Unternehmen verlassen, sollten Sie aktiv werden. Denn es gibt mehrere Gründe, weshalb es problematisch ist, wenn Namen von ehemaligen Mitarbeitenden noch in Ihrem System vorhanden sind:

• Datenschutz
  • Wenn Ihr Unternehmen Datenschutzgesetzen wie der DSGVO oder CCPA unterliegt, sind Sie gesetzlich dazu verpflichtet, die Daten in Übereinstimmung mit diesen Gesetzen zu verarbeiten. Dazu gehören auch Zweckbindung, Beschränkung der Aufbewahrung sowie Datenminimierung. Wenn Sie den Namen eines ehemaligen Mitarbeiters in Ihrem System aufbewahren, obwohl dies nicht mehr erforderlich ist, stellt das ein Verstoß gegen diese Grundsätze dar. Rechtliche Konsequenzen und hohe Geldstrafen sind die Folge.
• Datensicherheit
  • Wenn personenbezogene Daten eines ehemaligen Mitarbeiters nicht angemessen geschützt sind, können sie für unbefugten Zugriff oder Missbrauch anfällig sein. Rufschädigung, finanzielle Verluste oder andere Schäden für die Person werden riskiert.
• Unerwünschte Konsequenzen
  • Das Beibehalten des Namens eines ehemaligen Mitarbeiters in Ihrem System kann unerwünschte Konsequenzen haben, wie das Senden von Marketing-Materialien, welche er/sie eventuell nicht mehr erhalten möchte. Auch die versehentliche Offenlegung der persönlich identifizierbaren Informationen des ehemaligen Mitarbeiters können auftreten.

Insgesamt ist es wichtig, Ihre Datenschutzrichtlinien regelmäßig zu überprüfen und zu aktualisieren. So stellen Sie sicher, dass personenbezogene Daten nur so lange aufbewahrt werden, wie es erforderlich ist, und in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen und -grundsätzen.