Was ist eigentlich Jira und warum wird es benutzt?

Was ist Jira?

Wenn Leute über Jira sprechen, meinen sie in der Regel „Jira Software”. Jira Software wird unter anderem zur Verwaltung von Projekten und zur Nachverfolgung von Fehlern (Bug-Tracking) eingesetzt. Jira Software wurde vom australischen Unternehmen Atlassian im Jahr 2002 entwickelt und erfährt regelmäßige Updates. Ursprünglich entstand Jira Software, um Softwareteams beim Bug-Tracking zu unterstützen. Inzwischen ist Jira Software weltweit bekannt und zu einer der am häufigsten genutzten Projektmanagement-Softwarelösungen auf der Welt avanciert. Mit Jira Software können agile Teams Scrum-Management, Softwareentwicklung, Bug-Tracking, professionelles Service-Management, Marketing, Content-Management und vieles mehr dynamisch gestalten.

Neben Jira Software gibt es auch ähnliche Varianten wie Jira Service Management, Jira Align und Jira Work Management. Da Jira Software aber das beliebteste unter diesen Tools ist, hat sich „Jira“ als Quasi-Synonym zur „Jira Software“ etabliert. Auch wir werden uns im Folgenden mit dem verkürzten Begriff auf Jira Software beziehen!

Was ist der Zweck von Jira?

DEN EINEN Zweck von Jira gibt es im Grunde nicht, da Jira Software für mehrere Tätigkeiten eingesetzt werden kann. Jira ist eine intuitive und agile Projektmanagement-Plattform, die es Teams ermöglicht, ihre Arbeitsabläufe und Projekte zu dynamisch planen, zu verfolgen und zu steuern. Jira bietet zahlreiche Funktionen wie Sprints zum Scrum-Management und andere agile Boards wie Kanban. So können Teams effektiv und effizient Projekte organisieren, Aufgaben definieren, zuweisen und priorisieren. Weiter eignet sich Jira ideal zur Nachverfolgung von Fortschritten, Bug-Tracking und vollständiger Transparenz während des kompletten Projektlebenszyklus.

Warum ist Jira so beliebt?

Laut des aktuellen jährlichen State of Agile-Berichts von Digital.ai nutzen zwei Drittel aller Befragten Atlassians Jira zur Verwaltung agiler Projekte:

Der jährliche State of Agile-Bericht ist eine bedeutende Ressource, welche Einblicke in die wichtigsten Trends der agilen Welt abbildet. Sie zieht ihre Ergebnisse aus der Befragung von über 3.000 Personen aus dem agilen Umfeld.

Jira ist also unangefochten an Platz eins der agilen Projektmanagement-Tools. Aber warum eigentlich?

Hier sind einige Gründe, warum Jira so beliebt ist

• Flexibilität

  • Trello, Excel, Meister Task und Co haben auch ihre Stärken, um Projekte zu planen. Doch kein anderes Tool überzeugt mit solch einer hohen Flexibilität, um Aufgaben, Abläufe und Projekte derart zu individualisieren. Für diverse Anwendungsfälle wie Projektmanagement, Fehlerverfolgung bis zum Kundensupport unterstützt Sie Jira Software.

• Anpassbarkeit

  • Bei Jira müssen sich Teams nicht dem Tool anpassen, sondern das Verwaltungssystem passt sich einfach den dynamischen Bedürfnissen verschiedener Teams an. Ob Sie agil oder im Wasserfallmodell arbeiten, spielt bei Jira keine Rolle. In jedem Fall kann Jira Ihrem Management einen Aufschwung verleihen.

• Marketplace

  • Was Ihnen Jira „out of the box” nicht bietet, findet sich im Atlassian Marketplace. Zahlreiche Erweiterungen, Integrationen und Plug-ins warten auf Sie, um das mächtige Jira noch individueller an Ihre spezifischen Anforderungen anzupassen.

• Skalierbarkeit

  • Sie sind ein junges Start-up? Dann ist die hervorragende Skalierbarkeit von Jira ein triftiger Grund, das Tool zu nutzen. Schließlich ist Jira in der Lage, problemlos mit Ihrem Unternehmen und Ihrer Vision mitzuwachsen und kann in jeder Unternehmensgröße eingesetzt werden.

• Benutzerfreundlichkeit

  • Wie bereits erwähnt, wurde Jira ursprünglich für Software-Teams entwickelt, lässt sich aber auch kinderleicht von Benutzer*inne ohne technische Vorkenntnisse bedienen.

• Zusammenarbeit

  • Die digitale Zusammenarbeit von remote Teams wird dank Collaboration Tools wie Jira immens vereinfacht. In Echtzeit können Teams Kommentare und Feedback austauschen.

• Berichtsfunktionen

  • Mit zwölf Berichtvorlagen ist Jira direkt einsatzbereit. So können Manager*innen in Realzeit Einblicke in die Leistung ihrer Teams gewinnen und so den Fortschritt messen und Engpässe identifizieren. Sprint-Berichte, Geschwindigkeitsdiagramme, Versionsberichte, oder auch Burnup und Burndown-Diagramme sind ein idealer Start zur Berichterstattung.

Zur Beliebtheit von Jira und warum so viele agile Manager*innen es weltweit benutzen, haben wir auch unseren Co-CEO und zahlreich zertifizierten Principal Consultant Gregor Kasmann befragt. Er stellt besonders heraus:

Die wichtigsten Bestandteile von Jira

Die Frage, warum Jira so beliebt ist und häufig benutzt wird, lässt sich am besten beantworten, wenn wir uns einmal die einzelnen Bestandteile von Jira Software genauer anschauen. Denn diese ermöglichen erst eine transparente, dynamische und agile Arbeitsweise.

Boards

Boards in Jira sind die zentrale Komponente, die Aufgaben und Fortschritte eines Projekts visualisieren. Hier gibt es verschiedene Board-Typen wie Kanban- oder Scrum-Boards, um unterschiedliche Anforderungen diverser Teams gerecht zu werden.

Hier sehen Sie ein Kanban-Board, was im Gegensatz zu einem Scrum-Board (nachfolgend) keinen Backlog besitzt:

Vorgänge/Issues

Vorgänge in Jira (eng: Issues, in der Darstellung umrandet) sind kleinteilige Aufgaben, die innerhalb eines Projekts abgeschlossen werden müssen, um das Ziel des Projekts zu erreichen. Ein Jira-Vorgang kann mit Kommentaren, Zuweisungen, Status und Prioritäten ergänzt werden. Eine eindeutige ID macht die Nachverfolgung der Fortschritte einfach.

Workflows

Der Weg, den die Jira Vorgänge gehen, wird als Workflow bezeichnet. Jira besitzt integrierte Workflows, man kann aber auch eigene erstellen. Erfahren Sie mehr hier: Was sind Jira Workflows?

Felder

In Jira Software gibt es Systemfelder und benutzerdefinierte Felder. Beide werden dazu genutzt, Informationen im Vorgang/Issue zu sammeln, welche die Bearbeitung der Aufgaben erleichtert.

Berichte

Jira Berichte liefern ausführliche Informationen zur Teamleistung und können dadurch zur besseren zukünftigen Ressourcenplanung beitragen.

So funktioniert Jira Software

Wenn wir wissen wollen, WARUM man Jira benutzen sollte, muss erst geklärt werden, WIE man es benutzt. Lassen wir uns daher Jira an einem ganz praktischen Beispiel betrachten und das komplexe Projektmanagement nahbarer machen.

Umzug mit Jira planen

Nehmen wir an, Sie planen einen Umzug in eine neue Stadt, in eine neue Wohnung. Sie würden sicherlich zu Beginn eine To-do-Liste erstellen – tun Sie das doch einfach in Jira! Kartons kaufen, Kartons packen, Transporter mieten, Schlüssel abholen, all diese Dinge sind Aufgaben oder eben Jira Vorgänge. Da Sie nicht alles gleichzeitig erledigen können, besprechen Sie sich mit Ihrem Partner oder Ihren Freunden. Larissa kauft Kartons, Moritz packt sie später … In Jira weisen Sie die erstellten Aufgaben einfach den Personen zu. Durch die ID der Vorgänge sehen Sie genau, ob Larissa die Kartons schon gekauft hat oder nicht. Wenn nicht, braucht Moritz nicht mit dem Packen anzufangen!

Dank Jira sehen alle Beteiligten eines Projekts, was wann ansteht, welche Prioritäten gelten und welche Aufgaben im Verzug sind.

Wenn Sie das nächste Mal also umziehen, denken Sie an Jira! Vielleicht kann Ihnen das Tool zu einem entspannteren Umzug verhelfen.

Anwendungsfälle für Jira Software

Obwohl ursprünglich für Softwareteams entwickelt, benutzen heutzutage 50 % aller Jira Benutzer*innen, die Software für Nicht-IT-Projekte, wie Atlassian selbst bekannt gibt. Für Umzugsverwaltungen gibt es leider keine gesonderte Statistik.

Warum Teams weltweit Jira benutzen, ist also von Branche zu Branche anders zu beantworten.

Hier einige Anwendungsfälle für Jira

• Softwareentwicklung

  • Seiner Natur nach ist Jira selbstverständlich besonders gut für Softwareentwicklungsteams geeignet. Entwickler*innen in Produktion und IT nutzen die Jira-Funktionen, um in Scrum- oder Kanban-Boards ihre Projekte zu verwalten. Zusätzliche Integrationen mit zahlreichen CI/CD-Tools erleichtern die Entwicklung. Darüber hinaus kann Jira dank transparenter Roadmaps perfekt zur Zusammenarbeit mit Stakeholdern benutzt werden. Mit Jira können Teams den gesamten Lebenszyklus der Softwareentwicklung abdecken und mögliche Fehler frühzeitig erkennen.

• Marketing

  • Jira Software wird gerne von Marketing-Teams verwendet, um Marketingkampagnen oder Social-Media-Beiträge zu planen, Inhalte zu verwalten und den Fortschritt von Projekten zu verfolgen. Gerade die Single-Source-Funktion vereinfacht die Zuweisung von Aufgaben eines einzigen Projekts an mehrere Teammitglieder. Durch die Erstellung von Vorlagen und die Vereinfachung des Feedback-Prozesses zu Aufgaben wird die Kommunikation und Zusammenarbeit innerhalb und außerhalb des Teams verbessert. Auch die effiziente Umwandlung des Content-Plans in Jira Tickets optimiert Marketingprozesse.

• Human Resources

  • Jira Software kann von HR-Teams genutzt werden, um administrative Arbeit zu reduzieren und ein nahtloses Onboarding zu garantieren. Weiterhin hilft Jira der Personalabteilung dabei, das Feedback der Mitarbeitenden zu sammeln. Anschließend lässt sich das Performance-Management einfach gestalten, indem Zielvereinbarungen, Leistungsbeurteilungen sowie Entwicklungs-Meilensteine des Teams festgehalten werden. Benutzerdefinierte Workflows rationalisieren weiter die Einstellungs- und Onboarding-Prozesse.

• Buchhaltung und Finanzteams

  • Mit Jira können Finanzteams und Buchhaltungen bequem Prozesspläne für die Erstellung von Kostenberichten und Abstimmungen ausarbeiten, um so die Effizienz und Transparenz zu erhöhen. Budgetverwaltung, Rechnungsstellung, Gehaltsabrechnung sowie Berichterstellung werden dank agiler Jira Boards übersichtlich verwaltet. Auf diese Weise wird die Zusammenarbeit zwischen anderen Abteilungen, die mit Finanzen interagieren, gestärkt, was zu einem effizienteren Finanzmanagement-Prozess führt. Auch eingebaute Tracking-Funktionen sorgen für reibungslose Arbeitszeiterfassung und Abrechnungen.

• Projektmanagement

  • Agile-Boards, Gantt-Diagramme, Aufgabenverwaltungen, Zeit- und Ressourcenmanagement sowie Berichterstellungsfunktionen sind die Schlüsselpunkte eines erfolgreichen Projektmanagements – und in Jira Software integriert. Sprintplanungen helfen Ihnen dabei, Aufgaben in Ihrem Team zu delegieren und pünktlich abzuschließen. Aufgrund transparenter Priorisierungen weiß jedes Teammitglied, welche Aufgabe zuerst erledigt werden soll.

• Kundendienst

  • Dank der Benutzung von Jira können schnell Tickets für Kundenanfragen erstellt und der verantwortlichen Person automatisiert zugewiesen werden. Das Setzen von Deadlines erlaubt die Bewahrung zufriedenstellender Reaktionszeiten für die Kund*innen. Zusätzlich ermöglicht Jira Kundendienst-Teams, die Erstellung von Vorlagen für häufig gestellte Fragen oder Probleme, um effiziente und konsistente Bearbeitung von Kundenanfragen zu garantieren.

• Design

  • Mit Jira erstellen Design-Teams Aufgaben, welche sie dynamisch in verschiedene Phasen des Designprozesses schieben können. Feedback von Stakeholdern und Design-Assets sind mit Jira Tickets schnell organisiert. Integrationen von Design-Tools von Drittanbietern, wie Sketch oder auch Adobe Creative Cloud, machen das nahtlose Wechseln zwischen Design- und Entwicklungsworkflows möglich.

• Sales

  • Sales-Teams verwenden Jira Software, um ihren Vertriebsprozess von der Lead-Generierung bis zum Abschluss eines Vertrages zu verwalten. Die Zeiterfassung in Jira hilft den Vertriebsteams, genau zu verfolgen, für welchen Lead sie wie viele Arbeitsstunden aufbringen. Die Berichterstattung an den Sales Lead verschafft einen besseren Überblick, wie zukünftige Verkaufsgespräche, Produktvorführungen und andere Vertriebsaktivitäten zu führen sind.

Kommende Änderungen von Jira Services

Jira Software ist eine webbasierte Anwendung und kann bislang auf Server/Data Center oder in der Cloud gehostet werden. Wenn Sie in der Atlassian-Welt unterwegs sind, wissen Sie es bereits, wenn nicht, verraten wir Ihnen, wie sich die Jira-Services in den kommenden Monaten ändern.

Seit dem 2. Februar 2021 wurden Atlassian Server-Produkte (einschließlich Jira) nicht mehr weiterentwickelt. Am 15. Februar 2024 ist der sogenannte Atlassian End of Server Support. Nach diesem Datum wird Atlassian die Unterstützung für seine Serverprodukte einstellen. Das bedeutet für Sie als Kund*in, dass ab diesem Datum keine Sicherheitspatches, Updates oder Fehlerbehebungen mehr zur Verfügung gestellt werden. Auch der technische Support wird enden.

Das bedeutet für Sie nicht, dass Sie Jira ab diesem Zeitpunkt nicht mehr nutzen können. Vielmehr konzentriert sich Atlassian auf die Weiterentwicklung der Cloud Produkte. Wenn Sie also Jira Software auf Server- oder Data Center selbst hosten, lohnt es sich, über eine Migration nachzudenken. Hierbei stehen wir Ihnen mit langjähriger Erfahrung zur Seite und beraten Sie, was es bei einer Migration zu Data Center oder einer Migration zur Cloud zu beachten gibt.

Am 15. Februar 2023 endete der Verkauf von neuen Server-App-Lizenzen über den Atlassian Marketplace. Sollen Sie diese Deadline verpasst haben, können wir Ihnen trotzdem weiterhelfen. Wir unterstützen Sie bei der Migration und finden sicher eine Lösung, die Ihrem Anwendungsfall in der Übergangsphase gerecht wird!

Die Vorteile von Jira im Überblick

Obwohl wir schon auf die zahlreichen Anwendungsbereiche eingegangen sind, für die Jira nutzbar ist, wollen wir uns nun die Vorteile von Jira Software im Überblick ansehen:

• Generalistisches Werkzeug, das ein ganzes Projekt oder ein Produkt von Anfang bis Ende begleiten kann

• Agile Aufgabenverwaltung für diverse Methoden wie Scrum, Kanban, Lean, Design Thinking und weitere

• Intuitive Bedienung und angenehme Nutzungsüberfläche

• Flexibilität und Anpassungsmöglichkeiten, wie Sie es benötigen

• Datenschutz dank benutzerdefinierter Rollen und Verschlüsselung in der Jira Cloud

• Über 1000 Jira-Erweiterungen über den Atlassian Marketplace erhältlich

• Transparente Aufgabenverwaltung sowie Fortschrittsüberwachung

• Stetige Verbesserungen und Updates in der Jira Cloud

• Kollaborationsförderung für remote Teams durch weitreichende Kommentarfunktion

• Auch auf Mobilgeräten ortsunabhängig zu verwenden

• Datenresidenz in der Atlassian Cloud wählbar

• Anpassbares Dashboard zur Selbstoptimierung

Was sind die Grenzen von Jira?

Warum es sich lohnt, Jira zu benutzen, wurde mittlerweile mehrfach erwähnt. Doch was genau sind die Grenzen von Jira Software? Was kann der agile Branchenführer nicht? Zum einen kann die Flexibilität und Komplexität von Jira auch ein Nachteil sein, der die Einarbeitung in Jira erschwert. Weiter klingt die Anpassung der Konfigurationen von Jira Workflows oder Jira Schemata oft einfacher, als es sich in der Realität gestaltet. Hier benötigt man tiefergreifende Kenntnisse der Jira-Funktionen. Einige kritische Stimmen bemängeln darüber hinaus die Kommentarfunktion: Sie sei nicht ausreichend, um eine transparente und vertrauensvolle Zusammenarbeit zu gewährleisten. Zuletzt ist auch der Atlassian Marketplace ein zweischneidiges Schwert. In der Flut der Auswahl kann es schwierig sein, das Plug-in zu finden, das genau zu Ihren Anforderungen passt.

Warum also Jira? Ein Fazit

Unser Artikel hat gezeigt, Jira Software ist ein leistungsstarkes und Tool, das Projektmanager*innen sowie Teams dabei hilft, Projekte effektiver zu planen. Mithilfe übersichtlicher Boards behalten Sie stets den Überblick über Fortschritte. Auch die Zuweisung von Aufgaben (klein angefangen von Kartons packen bis zur Cloud Migration) und die Möglichkeit, Kommentare zu hinterlassen, erleichtert die Zusammenarbeit von remote Teams. Ein weiterer Grund, Jira zu benutzen, ist die hohe Flexibilität und Anpassbarkeit. Kein anderes Ticketsystem lässt sich auf so viele Anwendungsfälle und Methodologien anwenden. Integrationen und Erweiterungen passen Jira an Ihre spezifischen Bedürfnisse an.

Insgesamt gibt es also zahlreiche Gründe, warum Jira die erste Wahl für Aufgabenverwaltung ist. Doch ist Jira auch das richtige Werkzeug für Sie?

Finden wir es heraus!

Unverbindliche Jira Beratung

Unser Jira Beratungsservice unterstützt Sie bei der Frage, was genau die beste Lösung für Sie ist. Falls es Jira sein sollte, helfen wir bei der erfolgreichen Implementierung sowie Optimierung bestehender Prozesse. Auch die Migration in die Jira Cloud ist mit uns zielgerichtet und souverän erfüllt. Was auch immer Ihre Frage rund um Jira ist, wir stehen Ihnen mit ehrlicher und offener Beratung zur Seite!