Was bedeutet Kanban?

Fangen wir mit der Begriffserklärung an, um die Kanban Methodik gänzlich zu verstehen. Das Wort „Kanban“ hat seinen Ursprung im Japanischen und setzt sich aus den Schriftzeichen „Kan“ (für „visuell“ oder „Karte“) und „Ban“ (für „Tafel“ oder „Brett“) zusammen. Folglich bedeutet Kanban so viel wie: „visuelle Tafel“ oder „visuelles Board“.

Kanban wurde bereits in den 1940er-Jahren von Toyota als Produktionssystem entwickelt, um die Effizienz und Qualität in der Fertigung zu steigern. Eine gleichzeitige Kostensenkung und Optimierung des Lagerbestands sollten ebenfalls erfüllt werden. Erst viel später wurde das Konzept auf andere Bereiche wie die Softwareentwicklung und Projektmanagement übertragen. Heute ist Kanban eine beliebte Methode zur Verbesserung von Arbeitsabläufen und Prozessen in vielen Branchen, in denen auf agile Weise Arbeitsabläufe visualisiert werden sollen, um letztlich den Arbeitsfluss zu optimieren.

Was ist die Kanban Methodik?

First things first: Kanban ist kein Framework, sondern eine Methodik, die bei der Steuerung von Arbeitsprozessen verwendet wird. Eine Methodik ist eine systematische Vorgehensweise, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen, während ein Framework die Struktur und Grundlage bereitstellt, um dies zu tun.

Die Kanban Methodik beschreibt nun das Konzept eines agilen Projektmanagements, das auf der Visualisierung des Arbeitsflusses basiert. Engpässe und Verschwendungen werden identifiziert und vermieden und die Durchlaufzeit der Arbeit verkürzt.

Merkmale von Kanban

• Visualisierung des Arbeitsablaufs

  • Um volle Transparenz über die anfallenden Tätigkeiten zu haben, wird der Arbeitsablauf/Workflow visualisiert. Das kann auf physischen oder digitalen Boards geschehen. So hat das komplette Team jederzeit den vollen Überblick über den Stand des Projekts.

• Pull-Prinzip

  • Das Pull-Prinzip besagt, dass neue Aufgaben erst dann in den Arbeitsprozess gezogen werden, wenn die vorherigen Schritte abgeschlossen sind und Ihr Team überhaupt Kapazitäten freihat. Dadurch wird eine gleichmäßige Arbeitsauslastung gefördert und aktuelle Prozesse kontinuierlich optimiert.

• Begrenzung der Arbeit in Bearbeitung (WiP)

  • Sie können jedem Arbeitsschritt eine maximale Anzahl an Aufgaben zuweisen, die gleichzeitig in Bearbeitung sein können. Damit ist sichergestellt, dass Ihr Team nicht überlastet ist und die Qualität der Arbeit nicht der Quantität geopfert wird.

• Kontinuierliche Verbesserung

  • In der Kanban-Methodik ist die kontinuierliche Verbesserung ein wichtiger Bestandteil. Regelmäßiges Feedback von Teammitgliedern, Kund*innen oder anderen Stakeholdern ermöglichen eine dynamische Anpassung und dadurch Optimierung des bestehenden Prozesses.

• Fokus auf Flow

  • Flow beschreibt einen kontinuierlichen Fluss von Arbeitseinheiten ohne Verzögerungen und Unterbrechungen. Der Fokus liegt hier auf der schnellen Fertigstellung von Aufgaben und der optimalen Abstimmung eines jeden Prozessschrittes auf den nächsten. Dadurch wird letztlich die Lieferzeit verkürzt und die Kundenzufriedenheit erhöht.

• Zusammenarbeit im Team

  • Bei Kanban soll jedes Teammitglied aktiv und regelmäßig an Diskussionen und Meetings teilnehmen, um Wissen und neue Erfahrungen auszutauschen. Ein gemeinsamer Status quo und eine geteilte Vision helfen dabei, das Vertrauen im Team zu stärken und infolgedessen das Ziel schneller und effizienter zu erreichen.

• Flexibilität und Anpassungsfähigkeit

  • Kanban Boards lassen sich schnell und einfach an verschiedene Branchen und Projekte anpassen. In einer schnelllebigen Arbeitsumgebung ist diese Funktion ein immenser Vorteil.

Was ist ein Kanban Board?

Eben schon herausgerutscht – aber was ist das denn eigentlich nun, ein Kanban Board?

Ein Kanban Board dient zur Visualisierung und Steuerung von Arbeitsabläufen und Aufgaben in einem Kanban-System. Teams können ihre Arbeit besser organisieren und priorisieren, indem sie ihre Aufgaben in Spalten des Kanban Boards einordnen. Die Spalten stellen verschiedene Stadien des Workflows da, beispielsweise: „Zu Erledigen”, „In Arbeit”, oder „Erledigt”. Aufgaben werden auf dem Kanban Board auf Karten notiert, welche agil verschoben werden können, um den Fortschritt des Projekts widerzuspiegeln.

Es gibt physische Kanban Boards und digitale Kanban Boards. Die physische Variante ist optimal, wenn Sie sich mit Ihren Kolleg*innen im selben Raum befinden. Im Zeitalter von remote Arbeit und globalen Teams steigt die Beliebtheit digitaler Jira Kanban Boards.

Elemente eines Kanban Boards

Machen wir dieses abstrakte Konzept etwas anschaulicher und gehen wir auf die grundlegenden Elemente eines Kanban Boards ein. Einige Elemente überschneiden sich mit den Merkmalen von Kanban generell, aber an dieser Stelle möchten wir detailliert auf sie eingehen:

• Visuelle Karten

  • Wie bereits erwähnt, werden auf einem Kanban Board die Aufgaben, Fehler und Arbeitseinheiten auf sogenannten Karten notiert. Um die Übersicht über den kompletten Prozess zu wahren und die Produktivität zu fördern, sollten Sie mit der Informationsvergabe einer Karte nicht zu sparsam sein. Fügen Sie alle wichtigen Details wie den Namen der Aufgabe, eine Beschreibung, den Zustand, Deadlines und weitere Details, welche für die Bearbeitung wichtig sind, hinzu. Für die optimale Transparenz ist es auch bedeutend, für jede Aufgabe eine eigene Karte zu haben.

• Spalten

  • In einem Kanban Board sind Spalten Elemente, um den Workflow in verschiedene Phasen einzuordnen und dadurch vertikal visuell zu ordnen. Die Gesamtheit aller Spalten stellt den kompletten Workflow dar. Die Karten mit den beschriebenen Aufgaben bewegen sich von Spalte zu Spalte, durch den kompletten Prozess. In der letzten Spalte gelten die Aufgaben als „Erledigt“. Die Spalten Ihres Kanban Boards lassen sich in Jira individuell Ihren Bedürfnissen anpassen.

• Limits on Work-In-Progress

  • Die maximale Anzahl an Karten/Aufgaben, welche in eine Spalte gezogen werden können, wird als Work-In-Progress-Beschränkungen bezeichnet. In eine Spalte, der ein WIP-Limit von 3 zugeordnet wurde, kann keine weitere Karte aufnehmen, wenn schon 3 Karten zugeordnet sind. Durch die Beschränkung der Aufgaben, die gleichzeitig in Bearbeitung sing, steigt die Transparenz und Produktivität. Auch Engpässe lassen sich somit schnell erkennen.

• Swimlanes

  • Während Workflows die Arbeit vertikal einteilen, stellen Swimlanes eine horizontale Gruppierung von Vorgängen dar. Mit Swimlanes können Sie Aufgaben nach anderen Kriterien wie Teams, Prozesse oder Abteilungen kategorisieren und nach Dringlichkeit und Wichtigkeit auf einen Blick priorisieren.

• Commitment Point

  • In einem Kanban-System ist der Commitment Point hingegen ist der Punkt der Zeitpunkt, an dem das Team sich verpflichtet, die Aufgabe zu lösen – sozusagen, der Startpunkt des Projekts. An dieser Stelle wird eine Karte aus der Warteschlange des Backlogs in die erste Spalte gezogen.

• Delivery Point

  • Am Ende eines jeden Workflows oder Projekts steht der Delivery Point. Dieser Zustand tritt ein, wenn Projekte dem Endkunden überführt werden. Ziel eines jeden Projekts ist es, den Lieferzeitpunkt so schnell wie möglich zu erreichen – dabei aber nichts an Qualität einzubüßen.

Backlog in Kanban

Der Backlog in Kanban ist kein richtiges „Element“, sondern eher ein Konzept. Da er jedoch von immenser Bedeutung ist, wollen wir ihn hier kurz erklären: Der Backlog umfasst alle Aufgaben, die noch nicht umgesetzt oder begonnen wurde. Er ist ein Pool an Aufgaben, welche in Zukunft durchgeführt werden sollen. Als zentraler Ausgangspunkt für die Arbeit im Team wird der Backlog regelmäßig aktualisiert, damit nach Abschluss einer Aufgabe sofort mit einer neuen begonnen werden kann.

So erstellen Sie ein Kanban Board in Jira

Genug zu den Grundlagen: Wir wollen endlich ein Kanban Board erstellen! Da Kanban Boards jedoch Bestandteile von Jira Projekten sind, müssen Sie, um ein Board zu erstellen, zuerst ein Projekt erstellen.

Dazu können Sie wie folgt vor:

1. 1. Finden Sie in Jira das Dropdown-Menü: „Projekte“ in der oberen linken Ecke Ihres Bildschirms. Wählen Sie unter dieser Auswahl „Projekt erstellen“.

4. Entscheiden Sie sich, ob Sie ein teamverwaltetes oder ein unternehmensverwaltetes Projekt erstellen wollen und klicken Sie auf „auswählen”.

5. Jetzt können und sollten Sie die Projektdetails eingeben wie Name, Schlüssel und so weiter. Ein aussagekräftiger Projektname hilft der unternehmensweiten Transparenz. Hier zum Beispiel: „Erfolgreiche Cloud Migration”. Nachdem Sie die Zugangslevel definiert haben, klicken Sie auf „weiter”.

6. Glückwunsch, Sie haben erfolgreich ein Kanban-Projekt samt Kanban Board erstellt!

Erstellen eines neuen Boards in einem existierenden Kanban Projekt

Es kommt allerdings auch vor, dass Sie bereits ein gut laufendes Projekt verwalten und kein neues Projekt anlegen, sondern einfach ein neues Kanban Board erstellen möchten.

Dann folgen Sie dieser Anleitung:

1. Öffnen Sie Ihr Jira-Projekt, klicken Sie auf das Dropdown-Menü in der oberen linken Ecke, und dann auf „Board erstellen“.

2. Wählen Sie im nächsten Fenster die Option „Kanban Board“ aus.

Sie haben auch die Möglichkeit, ein Kanban Board mit Beispieldaten erstellen – ideal für erste Tests mit neuen Prozessen.

3. Dann folgt die Auswahl, ein neues Projekt zu erstellen oder in ein existierendes zu integrieren.

4. Wir integrieren es in das bestehende Projekt. Und wie Sie sehen, haben wir nun zwei Boards im Jira Projekt!

Auch auf diese Art können Sie schnell und einfach ein Kanban Board in Jira erstellen. Doch die Erstellung des Boards ist bei Weitem nicht alles! Viel wichtiger ist die Konfiguration. Daher wollen wir diese jetzt genauer betrachten.

Kanban Boards in Jira konfigurieren

Um das Board und seine Einstellungen zu konfigurieren, müssen Sie entweder:

• Projektadministrator*in für den Standort des Boards, oder

• Board-Administrator*in für das Board selbst

sein.

Konfigurationen nehmen Sie in den Board Einstellungen vor:

Spalten hinzufügen oder entfernen

Sie können Spalten hinzufügen oder entfernen, um den Workflow Ihrer Arbeit besser abzubilden.

Dazu navigieren Sie einfach auf „Add column” und wählen eine passende Beschreibung sowie den Status der Spalte.

Vorgangsbeschränkung hinzufügen

Eine bahnbrechende Funktion der Boards ist der Issue Count: Hier wollen wir sagen, dass unser Team beispielsweise nicht mehr als zwei Vorgänge im Feedback bearbeiten kann. Sobald zwei Vorgänge in der Feedback-Spalte sind, kann kein dritter Vorgang hinzugefügt werden.

Wenn im Kanban Board schon zwei Tickets in Feedback stehen und Sie ein drittes hinzufügen wollen, sieht es so aus:

Swimlanes hinzufügen

Um mit Swimlanes zu arbeiten, sollten Sie vorher ein Jira Ticket erstellen und zu Ihrem Kanban Board hinzufügen. Standardmäßig werden Vorgänge mit der Priorität „Höchste“ unter der Swimlane „Expedite“ kategorisiert. Alle anderen fallen unter „Alles andere“.

Um Swimlanes hinzuzufügen, klicken Sie in den Board-Einstellungen „Swimlanes” an und entscheiden dann, aufgrund welcher Basis Sie Ihre Jira Vorgänge zuordnen wollen. Hier wählen wir Queries. Damit können Sie nun einen JQL Befehl hinzufügen, um eine neue Swimlane zu erstellen. Wir geben eine JQL für alle Vorgänge mit mittlerer Priorität ein und klicken auf „Add.”

Wie Sie sehen, sind alle Tickets mit mittlerer Priorität nun in die neue obere Swimlane gerutscht:

Quick Filters

Wenn Sie Ihr Kanban Board schnell und einfach nach bestimmten Kriterien wie Epics, Versionen oder Komponenten filtern wollen, können Sie Quick Filter erstellen.

Im Beispiel fügen wir mit JQL „Type = Task” einen Filter nach allen Vorgängen hinzu, welche vom Typ Task sind.

Die neue Filter-Option wurde nun zu Ihrem Kanban Board hinzugefügt:

Farben ändern

Ihr Kanban Board ist so bunt, wie Sie das möchten! Passen Sie einfach die Farben der Karten und Spalten an, um Ihre Arbeit besser zu visualisieren. Hier nehmen wir die mittlere Priorität und geben ihr ein schönes Türkis zur optimierten Übersicht.

Weitere Konfigurationen

Dies waren nur die wichtigsten Einstellungen, die Ihnen den Start mit Kanban Boards erleichtern. Einige tolle weitere Konfigurationsmöglichkeiten sind:

• Benutzerdefinierte Felder hinzufügen

  • Benutzerdefinierte Felder lassen sich einfach von Ihnen hinzufügen, um weitere Informationen zu Karten zu visualisieren.

• Board-Einstellungen

  • Haben wir in unserer Anleitung übersprungen, aber natürlich sollten Sie immer zuerst die allgemeinen Einstellungen Ihrer Situation anpassen, wie z.B. die Sichtbarkeit des Boards oder die Sortierreihenfolge der Karten.

Insgesamt bieten Konfigurationen in Jira Kanban Boards eine flexible Möglichkeit, um die individuellen Anforderungen und Arbeitsabläufe Ihres Teams zu berücksichtigen und somit eine effektive Nutzung des Kanban-Systems zu ermöglichen.

Kanban vs. Scrum-Boards in Jira

Jetzt wissen Sie, wie Sie Kanban Boards schnell und einfach erstellen und konfigurieren. Aber ist Kanban überhaupt das Richtige für Sie? Gab es da nicht noch etwas anderes? Ja, nämlich Scrum.

Tatsächlich stellt sich in der aktuellen Zeit häufig die Frage nach Scrum vs. Kanban. Beides sind agile Methoden, um die Effizienz von Teamarbeit und Projektmanagement zu optimieren.

Gemeinsamkeiten von Scrum und Kanban sind:

• Unterstützung der kontinuierlichen Verbesserung

• Inkrementelle und iterative Arbeitsweise

• Identifizierung und Beseitigung von Hindernissen

• Transparenz und Visualisierung von Arbeitsabläufen

Unterschiede von Kanban und Scrum sind:

• Scrum hat feste Rollen und Ereignisse, während Kanban flexibler ist

• Kanban besitzt eine fließende Arbeitsweise, Scrum arbeitet in festen Zeiträumen (Sprints)

• Kanban ist besser für Teams mit häufig wechselnden Prioritäten geeignet

• Scrum benötigt mehr Planung und Vorhersagbarkeit

Beide Methoden haben ihre Stärken, daher sollte die Wahl der Methode zu den spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens oder Teams passen.

Wählen Sie Scrum, wenn:

• Die Anforderungen eines Projekts klar und stabil sind

• Ein klar definiertes Endziel vorhanden ist

• Ihr Team interdisziplinär Team ist

• Prioritäten und Anforderungen im Vorfeld schon bekannt sind

• Ihre Teammitglieder gerne mit festen Rollen arbeiten

Wählen Sie Kanban, wenn:

• Prioritäten und Anforderungen des Projekts häufig wechseln

• Es weniger um ein Endziel, sondern mehr um kontinuierliche Verbesserung geht

• Der Fokus auf optimaler Auslastung der Ressourcen liegt

• Kein fester Zeitrahmen für eine Arbeit benötigt wird

• Ihre Teammitglieder ohne Rollen arbeiten wollen

Wir hoffen, dieser Vergleich hat Ihnen bei der Frage: Scrum vs. Kanban geholfen. Wenn Sie weitere Fragen haben, helfen wir Ihnen in einem kostenfreien Erstberatungsgespräch gerne, die richtige Methode für Sie zu finden!

Warum Kanban Boards in Jira verwenden?

Fassen wir noch einmal die Vorteile von Kanban Boards zusammen, um zu verstehen, warum Sie Kanban Boards in Jira verwenden können:

Vorteile von Kanban Boards

• Visualisierung des Arbeitsablaufs, was es erleichtert, den Fortschritt eines Projekts auf einen Blick zu erfassen

• Flexible Anpassbarkeit der Kanban Boards an die Bedürfnisse Ihres Teams

• Erhöhung der Transparenz und des Verständnisses im Team für den Arbeitsprozess

• Work-In-Progress-Limits helfen dabei, Überlastungen zu vermeiden

• Kommunikation und Zusammenarbeit im Team werden durch Swimlanes, Spalten und Co gefördert

• Skalierung der Kanban Boards an die Unternehmensgröße ist einfach möglich

Fazit: Kanban Boards in Jira für Ihren Erfolg

In dieser detaillierten Ausführung haben Sie erfahren, wie Sie schnell und einfach Kanban Boards in Jira erstellen und konfigurieren können. Die Kanban-Methode eignet sich hervorragend für Ihr agiles Projektmanagement in Jira, um für mehr Transparenz und Produktivität im Team zu sorgen.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob Kanban die richtige Methode für Sie ist oder Sie Hilfe bei der Einrichtung oder Optimierung Ihres Kanban Boards benötigen, unterstützt Sie unser Team aus erfahrenen Atlassian Consultants gerne. Kontaktieren Sie uns einfach. Das unverbindliche Erstgespräch ist völlig kostenfrei!