Was ist Dokumentation und warum ist sie wichtig?

Laut Duden ist eine Dokumentation eine „Zusammenstellung und Nutzbarmachung von Dokumenten, Belegen und Materialien jeder Art”. Diese kann gedruckt, oder elektronisch und online erstellt werden. Zweck einer Dokumentation ist die detaillierte (technische) Anleitung. Denn Ihre Teammitglieder verfügen über wertvolle Informationen. Um das Beste aus deren Wissen zu holen, sollte es festgehalten und für andere verfügbar gemacht werden.

Warum gute Dokumentationen essenziell sind

Die „Nutzbarmachung” von Inhalten sagt bereits viel über die Wichtigkeit von Dokumentationen. Hier sind weitere Punkte, welche Dokumentationen zu Kernfaktoren eines jeden erfolgreichen Projekts machen:

• Bessere Zusammenarbeit

  • Eine klare und detaillierte Dokumentation wird die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams verbessern. Die wichtigsten Informationen gebündelt an einem Ort zu finden, wird allen helfen, den besten Überblick über den aktuellen Stand des Projekts zu erhalten.

• Wissenstransfer

  • Wissen ist wertvoll. Wenn Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, sollte ihre Erfahrung nicht gemeinsam mit ihnen schwinden. Eine gut dokumentierte Arbeit trägt dazu bei, das Wissen innerhalb eines Unternehmens oder Projekts zu sichern, sodass auch zukünftige neue Mitarbeitende davon profitieren können.

• Qualitätssicherung

  • Durch eine klare Dokumentation können Prozesse und Arbeitsschritte dokumentiert und überprüft werden. Auf diese Weise können Sie schnell evaluieren, ob die Anforderungen getroffen werden oder sich mögliche Fehler und Blocker eingeschlichen haben.

• Effizienz

  • Mit einer strukturierten Dokumentation rationalisieren Sie Arbeitsabläufe und Prozesse, sodass Sie die besten Anlaufpunkte haben, sie zu optimieren und letztlich die Produktivität im Team zu steigern.

• Compliance

  • Gesetzliche Vorschriften und Regulierungen, interne Unternehmensstandards sowie moralische und ethische Grundsätze einzuhalten, kann schnell zu einer unübersichtlichen Arbeit werden. Wenn Sie Ihre Compliance-Arbeit gut strukturieren und dokumentieren, können Sie einerseits schneller auf Änderungen eingehen und andererseits einfach Transparenz schaffen. Auch für die Compliance-Schulung der Mitarbeitenden ist eine aussagekräftige Dokumentation essenziell.

• Kundenbindung

  • In Bereich der technischen Produktdokumentation kann die Kundenbindung gesteigert werden, wenn Informationen zur optimalen Nutzung Ihres Produkts übersichtlich und einfach erklärt werden.

• Kosteneinsparungen

  • All die bereits genannten Punkte tragen schließlich dazu bei, Kosten zu senken, da produktiver gearbeitet wird und die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Fehlentscheidungen minimiert wird.

Confluence ist der ideale Partner für Ihr erfolgreiches Dokumentationsprojekt und unterstützt Sie dabei, alle Informationen an einem zentralen Ort zu bündeln und strukturiert zu verwalten.

Vorteile von Dokumentationen in Confluence

Mit Confluence können Sie eine Wissensdatenbank für alle Ihre Unternehmensdaten teamübergreifend erstellen, speichern und teilen. Sobald es Updates zum Projekt gibt, notieren Sie diese, veröffentlichen die Confluence Seite und die betroffenen Personen erhalten automatisch eine Benachrichtigung. Hier müssen Sie nicht erst den Umweg gehen, Informationen zu schreiben, zu exportieren, und in einer Rundmail zu verkünden.

Andere Vorteile und Funktionen von Confluence sind:

• Inhalte flexibel miteinander verknüpfen und Querverweise erstellen

• Versionsverlauf ermöglicht perfekte Transparenz und Nachverfolgung

• Optimiertes Teamwork dank weitreichender Kommentarfunktionen

• Förderung der Unternehmenskommunikation durch „Gefällt-mir” Angaben und @Erwähnungen

• Datensicherheit durch feingranulare Berechtigungskontrolle

• Integration mit anderen Atlassian-Tools wie Jira und Bitbucket

• Einfache Erstellung von Vorlagen für einheitliche Dokumentationen

• Möglichkeit zur Einbettung von Multimedia-Inhalten wie Videos und Bilder

• Intuitive Dokumentenstruktur und Handhabung

• Dank hilfreicher Apps optimal an Ihren Anwendungsfall anpassbar

Auch als Projektmanager*in mit langjähriger Erfahrung gibt es bestimmt den ein oder anderen Tipp, wie Sie Ihre Confluence-Dokumentationspraktiken weiter optimieren. Lassen Sie sich überraschen, wie Sie die Vorteile von Confluence ideal zur Dokumentationserstellung nutzen.

So nutzen Sie Confluence zur Dokumentation

1. Dokumentationsbereich erstellen

Dazu navigieren Sie in Ihrem Confluence auf Bereiche > Bereich erstellen > und wählen > Dokumentation.

Als Nächstes geben Sie Ihrem neuen Bereich einen einzigartigen Namen und klicken auf Bereich erstellen. Der Schlüssel für Ihren Bereich wird automatisch vergeben. Sie können ihn aber auch bei „zusätzlichen Informationen“ manuell bearbeiten.

Wenn Sie bereits einen Teambereich verwalten und nur eine kleine Dokumentation anlegen wollen, dann können Sie sich diesen Schritt natürlich sparen und die Dokumentation direkt in Ihren Confluence Teambereich einbinden.

2. Seiten in Confluence erstellen

Standardmäßig wird Confluence gleich automatisch ein paar Seiten zur Inspiration erstellen.

Dennoch wollen Sie wahrscheinlich Ihre eigenen Seiten erstellen, um Ihre Dokumentation maßgeschneidert Ihren Anforderungen anzupassen.

So erstellen Sie neue Seiten für Ihre Dokumentation

1. Navigieren Sie zu Seiten > und klicken Sie auf das Plus-Symbol der Seite, unter der Sie eine untergeordnete Seite hinzufügen wollen.

   Alternativ können Sie auch einfach auf Create klicken. Dann wird eine Seite in dem Bereich erstellt, in welchem Sie sich derzeit befinden.

2. Geben Sie der Seite als Erstes einen aussagekräftigen Titel.

4. Erleichtern Sie sich die Arbeit und wählen Sie aus den zahlreichen Confluence-Dokumentationsvorlagen eine Vorlage für Ihre Seite aus. Hier können Sie nach Schlagworten filtern, wie beispielsweise „Dokumentation“.

4. Wählen Sie eine Vorlage, klicken Sie auf publish und Ihre erste Seite ist erstellt.

Confluence Cloud Space-Administratoren können auch eigenständig Seitenvorlagen erstellen. Dies ist besonders hilfreich, um die Einheitlichkeit innerhalb Ihrer Dokumentation zu gewährleisten.

3. Berechtigungen verwalten

Damit das wertvolle Wissen auch den richtigen Confluence Usern verfügbar gemacht werden kann, sollten Sie die Berechtigungen entsprechend festlegen. Im Berechtigungsbereich können Sie als Administrator*in definieren, wer Inhalte anzeigen, bearbeiten, kommentieren und erstellen kann.

Beachten Sie, dass Confluence standardmäßig über ein offenes Berechtigungssystem verfügt. Wenn Sie eine Seite veröffentlichen, ist diese automatisch für die größte Zielgruppe in Confluence zugänglich – sofern Sie keine standardisierten Berechtigungseinstellungen getroffen haben.

Lesen Sie hier im Detail, wie Sie systematisch Berechtigungen in Confluence verwalten können.

4. Dokumentationsseiten strukturieren

Damit Ihre Confluence Dokumentation Frust während der Arbeit abnimmt und nicht erst schafft, sollte sie sinnvoll strukturiert sein. Machen Sie sich im Vorfeld Gedanken, welche Seitenhierarchie am zielführendsten ist. Weiterhin verbessern Überschriften, Absätze, Listen und Makros die Lesbarkeit der Dokumentation.

Makros verwenden

Das Confluence Info-, Tipp- und Warning Makro kann durch farbliche Abgrenzungen wichtige Inhalte auf den ersten Blick optimiert kommunizieren.

Mit dem Expand Makro können Akkordeons (aufklappbare Elemente) eingefügt werden.

Im geschlossenen Modus sähe dies so aus:

Im offenen Modus so:

Mit Nutzung des Roadmap Planners können Sie Ihre Confluence Seiten einer Roadmap hinzufügen, welche Ihrem Team auf einen Blick den Status Ihres Projekts visualisiert.

Auch das Einbinden von interaktiven To-do-Listen ist eine immense Bereicherung für Ihr Projektmanagement.

Ein absolutes Must-have für jede strukturierte Dokumentation ist das Table of Contents Makro. Es generiert ein Inhaltsverzeichnis, basierend auf den Überschriften der Confluence Seite.

5. Confluence Tabellen revolutionieren

Kaum ein Element bringt mehr Struktur in eine Dokumentation als eine Tabelle. Doch die Möglichkeiten der „out-of-the-box” Tabellenbearbeitung in Confluence sind begrenzt. Mit der App Inline Table Editing überwinden Sie alle Grenzen und werden Confluence Tabellen lieben lernen.

Hier können Sie schnell und einfach Confluence Tabellen direkt im Ansichtsmodus bearbeiten, Drag-and-Drop mehrerer Spalten oder Zeilen benutzen, Tabellen importieren oder exportieren und vor allem: mathematische Funktionen einfach anwenden: Excel Style in Confluence eben.

6. Verwenden Sie Confluence, anstatt Dokumente zu versenden

Dokumente wie Word- oder Power-Point-Dateien können direkt in Confluence eingebettet oder als Anhang einer Seite hinzugefügt werden. So sparen Sie kostbare Zeit und müssen neue Dokumente nicht per Mail verschicken.

7. Andere Tools wie Jira oder Trello integrieren

Nutzen Sie Integrationen von Confluence mit Jira, Trello oder anderen Atlassian-Apps. Diese Apps können die ideale Ergänzung Ihres Projektmanagements sein. Einerseits sammeln Sie Ihre Gedanken und Pläne in Confluence und verfolgen die Vorgänge andererseits direkt in Jira. Entdecken Sie hier, wie Sie Jira und Confluence integrieren.

Fazit: Effiziente Dokumentation mit Confluence

Die eben beschriebenen Tipps und Tricks zur Benutzung von Confluence für Dokumentationen können Ihnen helfen, Ihr Projektmanagement aufs nächste Level zu heben. Doch bedenken Sie dabei, dass ein effektives Confluence-Dokumentationsmangement keine einmalige Aufgabe, sondern ein ständiger Prozess ist. Als Projektmanager*in müssen Sie alle Bereiche kontinuierlich verfolgen, aktualisieren und optimieren.

Wenn Sie sich hierbei Unterstützung wünschen, stehen wir Ihnen mit unserem erfahrenen Confluence Consulting Service gern zur Verfügung. Schließlich ist jeder Fall individuell und daher eine persönliche Beratung oft der beste Weg, um mit maßgeschneiderten Lösungen den wirtschaftlichsten Weg zum Erfolg zu finden. Das erste Beratungsgespräch ist unverbindlich und garantiert kostenfrei. Kontaktieren Sie uns einfach und lassen Sie uns gemeinsam Ihre Visionen verwirklichen!