Zeiterfassung in Jira: Ausführlicher Leitfaden für 2023

Zeiterfassung für agile Projekte 🕒

Das agile Projektmanagement entfaltet erst mit einer präzisen Zeiterfassung sein volles Potenzial. Egal, ob Sie Scrum, Kanban oder andere agile Frameworks nutzen, Jira Software von Atlassian lässt sich nahtlos in Ihre Arbeitsabläufe integrieren und unterstützt Sie bei Ihrer Aufgabenplanung. Obwohl Jira Software ursprünglich für Softwareteams entwickelt wurde, benutzen mittlerweile 50 % aller Jira Benutzer*innen die Software für Nicht-IT-Projekte.

Projektmanager*innen aller Branchen sind mit der gleichen Herausforderung konfrontiert: realistische Schätzungen über die Arbeitszeit ihres Teams abzugeben. Zeiterfassung bildet den Grundbaustein für fundierte Entscheidungen in agilen Projekten. Mit detaillierten Aufzeichnungen können Teams zielgenaue Fristen definieren, zukünftige Sprints und Iterationen sowie Ressourcen bestmöglich planen.

Jira hilft Ihnen dabei.

Wann sollte man einen Jira Zeiterfassungs-Bericht verwenden? 📈

Jira verfügt über eine native Zeiterfassungsfunktion, damit Sie Ihr Zeitmanagement für Ihre Projekte optimieren und Berichte für Ihre Stakeholder erstellen können. Nachfolgend sehen Sie einige Situationen, in denen Sei durch die Zeiterfassung in Jira immens profitieren werden:

• Präzise Rechnungsstellung und transparente Kommunikation: Mit Jira Zeiterfassung können Sie genau festhalten, wie viel Zeit Sie für Projekte aufwenden. Dies erleichtert die Rechnungsstellung an Kunden und macht Ihre Erfolge transparenter.

• Effizientes Aufgabenmanagement: Wenn Sie wissen, wie viel Zeit für bestimmte Aufgaben benötigt wird, können Sie Aufgaben und Projekte besser planen und delegieren. Das führt zu einem effizienteren Arbeitsablauf in Jira.

• Leistungsanalyse und gezieltes Feedback: Mit Jira Zeiterfassung können Sie die Leistung Ihres Teams analysieren und wertvolles Feedback geben. Dies hilft Ihnen, die Produktivität zu steigern und die festgesetzten Ziele zu erreichen.

• Klare Einblicke durch visuelle Berichte: Die Erfassung Ihrer Arbeitszeit ermöglicht die Erstellung von klaren, leicht verständlichen Berichten über Ihre Aktivitäten. So können Sie Stakeholdern und Kollegen genau zeigen, wie Sie Ihre Zeit in Jira nutzen.

• Genaue Lieferschätzungen: Schätzungen zur Projektlieferung können schwierig sein, aber mit Jira Zeiterfassung haben Sie realistische Daten zur Hand. So können Sie genaue Lieferzeiten basierend auf tatsächlichen Erfahrungen festlegen und Ihr Projektmanagement vorantreiben.

• Leichte und vielseitige Integrationen: Jira bietet eine Vielzahl von Integrationen, mit denen Sie Ihre Zeiterfassung nahtlos in Ihren Arbeitsablauf integrieren können. So können Sie Ihre Jira-Zeiterfassung optimieren und noch effektiver nutzen.

Diese Vorteile machen Ihre Jira-Zeiterfassung zu einem leistungsstarken Werkzeug für die Verbesserung Ihrer agilen Prozesse und den Erfolg Ihres Unternehmens.

Wie richte ich die native Zeiterfassung in Jira ein? 🛠️

Damit Ihr Projektmanagement einen Höhenflug erlebt, sollten Sie zunächst die native Zeiterfassung in Jira einrichten. So gehen Sie dabei vor:

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First things first: Wir gehen davon aus, dass Sie Jira Software bereits installiert haben und nutzen. Nachdem Sie sich mit Ihrem Atlassian Account eingeloggt haben, kann es weitergehen mit der Arbeitszeiterfassung in Jira.

Zeiterfassung aktivieren

In der Jira Cloud ist die Möglichkeit zur Zeiterfassung immer aktiviert. Sie müssen jedoch das Feld zur Zeiterfassung den einzelnen Vorgangstypen hinzufügen. Dazu benötigen Sie Jira Admin-Rechte.

1. Navigieren Sie zu einem Projekt

2. Klicken Sie auf „Projekteinstellungen“ und dann „Vorgangstypen“

3. Wählen Sie einen Vorgangstyp, beispielsweise „Story“ und fügen Sie das Feld „Time Tracking” hinzu

4. In Ihrem Jira Ticket erscheint nun das Feld „Time Tracking”

5. Diesen Prozess wiederholen Sie für jeden einzelnen Vorgangstypen

Die globale Funktion zur Zeiterfassung ist in Jira standardmäßig aktiviert. Sollten Sie bei den oben beschriebenen Schritten jedoch Probleme haben, kann es sein, dass Sie (versehentlich) ausgeschaltet wurde. Um sie wieder zu aktivieren, gehen Sie zur Administrationsoberfläche eines Projekts und wählen in der Seitenleiste unter „Issue Features” die Option „Time Tracking” aus und speichern hier Ihre Änderungen.

Das erste Mal in Jira Arbeitszeit erfassen

Glückwunsch, Ihre Vorgangstypen verfügen über die entsprechenden Felder, nun können Sie Ihre Arbeitszeit direkt im Jira Ticket erfassen.

• Erstellen Sie ein Jira Ticket, das Sie bearbeiten möchten

• und klicken Sie in das Feld „Time tracking”.

• Sofort öffnet sich ein Pop up. Hier geben Sie die Arbeitszeit und die Beschreibung Ihrer Tätigkeit ein und bestätigen mit „Save”.

• Im Reiter „Work log” können Sie Ihre erfasste Arbeitszeit samt Tätigkeitsbeschreibung sehen

• Im „Time tracking”-Feld sehen Sie die Differenz von erfasster und noch verbleibender Zeit anhand der originalen Zeitschätzung für den Jira Vorgang.

Nachteile der nativen Jira Zeiterfassung 📉

• Begrenzte Anpassungsmöglichkeiten

• Fehlende Integration in andere Tools

• Eingeschränkte Berichterstattungsfunktionen

• Komplexe Projekte nicht gut unterstützt

• Kein kapazitätsbasiertes Ressourcenmanagement

• Mangelnde Automatisierung und manuelle Eingaben

• Schwierigkeiten bei der Aufgabenverfolgung

• Begrenzte Flexibilität bei Überstunden und Urlaub

• Keine erweiterten Optionen zum Datenschutz

Jira Zeiterfassung-Plug-ins 💡

Zeit erfassen oder nicht Zeit erfassen ist längst nicht mehr die Frage. Diese lautet vielmehr: Wie geht das am effektivsten? Wenn Sie die native Zeiterfassung von Jira eine Weile nutzen, werden Sie schnell die oben genannten Limitationen erkennen. Daher gibt es auf dem Atlassian Marketplace eine Vielzahl an Zeiterfassungstools, die Ihr (Arbeits-)Leben erleichtern sollen.

Das Problem: Bei der Suche nach „Time tracking” im Marketplace werden Sie 190 Apps finden. Um Ihnen Zeit und Nerven zu sparen, haben wir die beliebtesten und am besten bewerteten Zeitmanagement-Apps anhand der prägnantesten Features verglichen. Entdecken Sie die Ergebnisse hier: Jira Time Tracking Apps im ultimativen Vergleich 2022

Eine der besten Zeiterfassungstools für Jira ist Timesheet Builder. Dieses multifunktionale Jira-Plug-in funktioniert nahtlos mit der Jira-Plattform und erleichtert Ihnen ganz nebenbei, Datenschutz- und Unternehmensrichtlinien einzuhalten.

Zeiterfassung in Jira mit Timesheet Builder

Einer der vielen Vorteile von Timesheet Builder ist die automatisierte Zeiterfassung. Hier müssen Sie nicht umständlich mit Stift und Papier Ihre Arbeitszeit berechnen. Ein Start-Knopf direkt im Jira Ticket übernimmt den Aufwand für Sie, damit Sie agil weiterarbeiten können.

Weiterhin können Arbeitsprotokolle separat in einer datenschutzkonformen Datenbank gespeichert werden, sodass sie im Vorgangsverlauf oder Aktivitätsverlauf eines Jira Tickets nicht sichtbar sind.

Sichere Arbeitsprotokolle aktivieren 🔐

Nur so viel wollen wir zur Konfiguration von Timesheet Builder sagen: Um in den vollen Genuss einer Datenschutz-kompatiblen Zeiterfassung zu kommen, müssen Sie als globaler Jira-Admin die „Secured Worklogs” aktivieren.

Ein kleiner Schritt für Sie, ein immenser Sicherheits-Boost für die sensiblen Daten Ihrer Teammitglieder. Denn dank Timesheet Builders “Secured Worklogs” wird aus solch einem Aktivitätenprotokoll:

So eines:

Eine detailliertere Beschreibung aller Vorteile finden Sie hier: So gewährleisten Sie sichere Arbeitszeiterfassung mit Jira.

Arbeitszeiten erfassen mit Timesheet Builder Schritt für Schritt

1. Öffnen Sie den Jira Vorgang, den Sie bearbeiten möchten

2. Drücken Sie den „Start-Knopf“ des Timers

3. Leisten Sie großartige Arbeit, ohne die Zeit im Hinterkopf behalten zu müssen

4. Wenn Sie fertig sind, drücken Sie „Stop“ und geben die Beschreibung Ihrer Arbeitszeit an

Stundenzettel automatisch erstellen

Sobald Sie im Jira Ticket Ihre Arbeitszeit erfassen, wird sie automatisch im Bereich „Meine Stundenzettel” gespeichert. Hier sehen Sie an welchem Tag, Sie zu welcher Zeit, Sie welche Aufgaben erledigt haben.

Neben der Kalenderansicht gibt es auch die für die erfasste Arbeitszeit. An dieser Stelle können Sie einfach nach Projekten, Vorgängen oder Kriterien wie „fakturierbare” und “nicht fakturierbare” Zeit filtern.

Fakturierbare Arbeitszeit in Jira erfassen 💰

Warum Sie Ihre fakturierbare Arbeitszeit in Jira erfassen sollten und wie dies schnell und einfach geht, erklären wir Ihnen im Detail in unserem Artikel: Wie man fakturierbare Stunden erfasst und die Rentabilität steigert.

Dennoch wollen wir hier erwähnen: Mit keinem anderen Jira Zeiterfassungstool können Sie gleichzeitig Fakturierbarkeit und Datenschutz gewährleisten. Eine Umschaltfunktion erlaubt es Ihnen, die Arbeitszeit als fakturierter oder nicht zu erfassen.

Im Jira Ticket sieht unterscheiden Sie fakturierbare von nicht fakturierbarer Arbeitszeit anhand des Dollar-Symbols.

Abwesenheit im Jira Kalender planen 📅

Ein großer Nachteil der nativen Zeiterfassung in Jira ist die Absenz eines (übersichtlichen) Kalenders. Mit Timesheet Builder können Sie bei „Manage availability” ganz einfach Ihre persönlichen geplanten Abwesenheiten eintragen. Wenn Sie beispielsweise jeden zweiten Freitag freihaben, mittwochs nur halbtags arbeiten und Urlaub haben: Hier ist der Ort, um Ihre Abwesenheit übersichtlich darzustellen.

Vorteile der Jira Zeiterfassung mit Timesheet Builder

Timesheet Builder wurde aufgrund hoher Kundennachfragen nach einem einfachen, leistungsstarken und datenschutzkonformen Jira-Zeiterfassungstool entwickelt. Überdies eignet sich die Integration der Geschwister-App Report Builder hervorragend zur agilen Berichterstellung direkt in Ihrem Jira Dashboard!

Vorteile von Timesheet Builder im Überblick

✅ Timer-Funktion zur automatisierten Zeiterfassung

✅ Zeiterfassung mit Drag-and-drop

✅ Persönliche Abwesenheit im Kalender planen

✅ Teams einfach erstellen und verwalten

✅ Klare Übersicht von (Team-)Kapazitäten

✅ Erweiterte Funktionen zum Datenschutz (Sichtbarkeit von Arbeitsprotokollen)

✅ Berichte in Jira mit der Report Builder Integration

✅ Basis für ein kapazitätsbasiertes Ressourcenmanagement

✅ Fakturierbare Arbeitszeit erfassen

✅ Benutzer*innenoberfläche in deutscher Sprache

Zeiterfassung in Jira für Ihren Erfolg 🏆

Zeiterfassung ist für ein Unternehmen von entscheidender Bedeutung, insbesondere für agile Arbeitsprozesse und realistische Schätzungen. Um die Grenzen der nativen Jira-Zeiterfassung zu überwinden und ein erfolgreiches Projektmanagement zu betreiben, haben wir Timesheet Builder entwickelt.

Zufriedene Kunden

Wie Sie sehen, sind viele Kunden bereits von Timesheet Builder überzeugt. Wann nutzen Sie das einzigartige Zeiterfassungstool, um Ihr volles Potenzial zu entfalten?