Neue und einzigartige Jira Time Tracking App

Actonic präsentiert: Timesheet Builder

Wir sahen ein Problem: Mit zunehmender Wichtigkeit verschiedener Datenschutzrichtlinien ändern sich auch die Ansprüche an die Jira Zeiterfassung. Bestimmte Unternehmen benötigen spezielle Berechtigungseinstellungen für Teams und Einzelpersonen, um die Zeiterfassung erst zu ermöglichen. Per Grundeinstellung sind in Jira die Arbeitsprotokolle öffentlich, bzw. über Umwege auch in den Registerkarten „Aktivität“ und „Verlauf” in einem Vorgang einzusehen.

Datenschutz sieht anders aus.

Weil es bisher noch keine elegante Lösung für dieses Problem gab, haben wir eine entwickelt: Timesheet Builder: Resource Planning and Teams Management.

Was ist das Besondere an Timesheet Builder?

Timesheet Builder ist die weltweit einzige Zeiterfassungsapp für Jira, welche die Zeiterfassungsdaten vollständig von Jira trennen kann. Wir speichern die Arbeitsprotokolle separat in unserer eigenen und datenschutzkonformen Datenbank, sodass sie nicht in der Vorgangshistorie oder der Aktivitätshistorie eines Vorgangs sichtbar sind.

Diese Secured Work Logs (gesicherten Arbeitsprotokolle) machen die erfassten Arbeitszeiten ausschließlich für die Benutzer*innen sichtbar, die dem Team zugehören und/oder bestimmte Zugriffsberechtigungen besitzen. Niemand, der nicht autorisiert ist, kann länger in die Privatsphäre der Arbeitszeiterfassung hineinschnuppern.

Über dieses Datenschutz-Highlight hinaus begeistert die App durch automatisierte Zeiterfassung per Klick und einer weitreichenden Teammanagement-Funktion, die wir im Folgenden vorstellen.

So funktioniert Timesheet Builder

Individuelle Arbeitszeit erfassen

Sie fragen sich, wie viele produktive Stunden Sie für Ihre Projekte abrechnen können? Noch nie war digitalisierte Zeiterfassung so einfach wie mit Timesheet Builder!

Öffnen Sie ein Jira Ticket, navigieren Sie zu den drei Punkten, welche die Optionen anzeigen und wählen Sie „Mein Timer | Timesheet Builder“, um den Butten des Timers im Ticket freizuschalten.

Starten Sie Ihre Arbeitszeit einfach mit dem Klick auf den Start-Knopf direkt in Ihrem Jira Ticket.

Nach der Beendigung genügt ein weiterer Klick und die aufgewandte Zeit wird automatisch berechnet und erfasst.

Die faktenbasierte Selbstoptimierung kann in Jira durch individuell anpassbare Stundenzettel zur Höchstform auflaufen. Ansichten sind durch Filter vielseitig konfigurierbar, beispielsweise als Monats- oder Wochenansicht:

Alle Stundenzettel lassen sich natürlich bequem nach CSV, XLS oder PDF exportieren.

Arbeitszeiten ideal verwalten

Haben Sie flexible Arbeitszeiten? Zum Beispiel jeden zweiten Freitag frei? Wie schön für Sie! Diese flexiblen Zeiten können Sie hier transparent für Ihr sich selbst und Ihre Teamleitung eintragen. Navigieren Sie zu Manage availability und wählen Sie Ihre arbeitsfreien Tage aus.

Teams erfolgreich organisieren

Was ist Ihrem Job wirklich wichtig? Urlaubstage? Ein Dienstwagen? Oder ist es eher das zufriedenstellende Gefühl, wenn Sie mit Ihrem Team wieder eine hervorragende Leistung erbracht haben?

Klar, Ihr Team ist das Wichtigste für Sie. Daher benötigen Sie auch ein Tool, das Sie bestens beim Teammanagement unterstützt und zum wahren Leader Ihres Teams macht.

Um jederzeit den perfekten Überblick über Ihr Team zu haben, können Sie tolle Massenbefehle nutzen, um Teammitglieder in großen Mengen hinzufügen. Die automatische Synchronisation spart Zeit und reduziert die Fehleranfälligkeit.

In der Folgeübersicht sehen Sie nun die einzelnen Mitglieder, ihre Rolle und ihr Engagement, d. h. ob sie zu 100 % oder weniger einem Projekt zugeordnet sind. Außerdem können Sie sehen, wann der User dem Team beigetreten ist oder es verlassen hat.

Ab dem nächsten Update für Data Center wird auch die Feinjustierung von Anzeigerechten von protokollierten Arbeitszeiten ermöglicht.

Secured Work Logs aktivieren

Sie können Secured Work Logs bei der Teamerstellung aktivieren. Aktuell kann die Auswahl der Einstellung nicht rückgängig gemacht werden. Aber die Möglichkeit, zwischen den Modi Secured Work Logs und Public Work Logs zu wechseln, wird bald hinzugefügt.

Timesheet Builder ist der ideale Helfer bei zahlreichen Anwendungsfällen:

• New Work vom Feinsten: Sehen Sie die realistisch geleisteten Stunden und vermeiden Sie Burn-out und unnötige Stresssituationen.

• Aufgrund von Datenschutzbestimmungen Ihres Unternehmensbereichs müssen Sie strenge Rollen und Berechtigungen für Gruppen definieren. Im Gegensatz zu anderen verfügbaren Lösungen gibt es keinen Workaround und kein Risiko.

• Sie möchten die Zeit Ihres Teams effektiv und stressfrei erfassen, um die zukünftige Arbeitsbelastung einzuschätzen.

• Aufgrund der transparenten Stundenverfolgung können Sie sich als Team ideal selbst verwalten und agile Arbeit perfektionieren.

• Im Rechnungswesen benötigen Sie ein Tool zur Gehaltsabrechnung und wollen genauestens nachverfolgen, wer wie viele (Über-)Stunden geleistet hat.

• Sie wollen individuelle Ressourcen effizient protokollieren, analysieren und in Zukunft noch genauer planen.

• Als Teamlead möchten Sie Stundenzettel auf eine bequeme Art und Weise einsehen und Arbeitszeiten genehmigen.

• Treffen Sie genaue, faktenbasierte Entscheidungen, um zukünftige Ressourcen ideal zu planen.

Zeit ist Ihre wertvollste Ressource – nutzen Sie sie richtig

Timesheet Builder ist der einfachste Weg, Jira-Teams zu strukturieren und die einzige Lösung, wenn Sie Zugriffsrechte auf Stundenzettel datenschutzkonform begrenzen möchten. Durch diese einmalige Funktion der Secured Work Logs wird Timesheet Builder zum absoluten Must-have für alle Jira Administrator*innen und Teamleads, die aufgrund des Unternehmenssektors bestimmte Datenschutzmaßnahmen einhalten müssen.

Starten Sie in ein stressfreies Zeit- und Ressourcenmanagement.

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