Mein Team lebt und atmet in Jira. Aber Teil der Wahrheit ist auch, dass Jira nicht jedermanns Favorit ist. Vor allem für Neueinsteiger. Manche Leute brauchen eine gewisse Zeit, um mit Jira warm zu werden, und bis dahin kann die Aussicht auf die Arbeit mit Jira furchteinflößend sein. 

Für Projektmanager kann diese Tatsache zum Zeitfresser werden, denn sie sind die Vermittler. Sie können es sich nicht leisten, in einer Jira-Blase zu leben und einfach davon auszugehen, dass die Führungskräfte schon auf einen Jira-Link klicken werden und die benötigten Informationen erhalten. Sie sorgen dafür, dass die übergreifende Zusammenarbeit funktioniert, und müssen daher die Stakeholder darüber informieren, was vor sich geht.

Die steile Lernkurve hin zur effizienten Nutzung von Jira ist ein Faktor, der die Silobildung fördert. Das andere Problem ist, dass sich die Lizenzkosten für Jira summieren. Viele Unternehmen vergeben Lizenzen deshalb an Personen, die Jira regelmäßig nutzen. Die Entwickler oder die IT-Abteilung haben die Lizenz also, die Personalabteilung nicht.

Wie lässt sich also das Jira-Silo auflösen?  

Es gibt drei mögliche Ansätze:

• Statusbesprechungen: Dies ist sicherlich die traditionelle Option. Aber warum sollte man sie dafür nutzen, um jedes Jira-Problem einzeln zu überprüfen? Damit verschwendet man kostbare gemeinsame Zeit. Wäre es nicht besser, Meetings zur Problemlösung und zum Brainstorming zu nutzen?
• Exportieren Sie Jira-Daten in Excel oder andere Formate und geben Sie sie als Dateien an einem gemeinsamen Speicherort frei. Dies ist eine gängige Praxis. Wenn Sie dies routinemäßig tun, würde ich eine Optimierung vorschlagen. Vielleicht sollten Sie einige der Reporting-Apps aus dem Atlassian Marketplace verwenden.
• Wenn Confluence Ihr Intranet ist, dann löst Jira Snapshots for Confluence das Problem.  Mit einem Klick werden Jira-Daten erfasst, sodass sie mit allen Personen geteilt werden können, die Zugang zu Confluence haben (auch wenn sie keine Jira-Lizenz haben).

So schaffen Sie eine stärkere Integration von Jira und Confluence, um Silos bei der Arbeit zu durchbrechen 

Wenn Confluence Ihr Intranet ist, dann sollten Projektmanager die Jira-Confluence-Integration zu ihrem Vorteil nutzen. In Confluence werden die Projektinformationen ausgetauscht, die für alle Beteiligten nützlich sind. Sicher, das Entwicklungsteam hat Jira – von der Roadmap über das Board bis hin zu den Velocity-Charts. Das sind alles sehr nützliche Tools für Entwickler, Scrum Master oder IT-Support-Mitarbeiter. Aber wenn Sie eine Führungskraft sind, die an den Budgets interessiert ist, oder ein Vermarkter, der auf eine Funktion wartet, möchten Sie einfach nur einen kurzen Überblick über den Status der Themen haben, die Sie interessieren. 

Confluence verfügt über eine native Funktion, die dies ermöglicht: Jira Macro. Es zeigt Jira-Daten in Confluence-Seiten an. Leider werden Jira-Tickets nur Benutzern angezeigt, die eine Jira-Lizenz besitzen.

Wie kann man also Jira in Confluence integrieren, um Jira-Daten für Benutzer ohne Jira-Lizenz zugänglich zu machen? Jira Snapshots für Confluence (und einige andere) löst dieses Problem. Mit dieser App können Projektmanager genau die Themen und Felder zeigen, die für Benutzer, die nicht in Jira arbeiten, nützlich sind. Die Daten sind eine statische Ansicht der Jira-Daten zu einem bestimmten Zeitpunkt. Die Snapshot-App speichert die Daten in Confluence. Daher haben alle Confluence-Benutzer genau dieselbe Ansicht.

Die App hat noch ein paar weitere Vorzüge, die sie zu einem Favoriten für Projektmanager machen:

• Snapshots können so konfiguriert werden, dass sie Jira-Daten in einer Hierarchie anzeigen: Die Anzeige von Epics und den dazugehörigen Stories ist immer ein Augenöffner. Es gibt den Leuten eine bessere Vorstellung davon, wie das Epic voranschreitet.
• Hervorragende Unterstützung für benutzerdefinierte Felder, einschließlich Feldern, die dem Jira Service Management eigen sind. Ja – Silos bei der Arbeit aufzubrechen bedeutet auch, Silos mit Ihren JSM-Kunden aufzubrechen.
• Was hat sich geändert? Jeder Snapshot ist nicht nur eine festgeschriebene Erfassung zu einem bestimmten Zeitpunkt. Sie können vergleichen, wie die Daten heute sind und wie sie zu einem beliebigen Zeitpunkt in der Vergangenheit waren. Kein Streit mehr darüber, wie viel Fortschritt tatsächlich gemacht wurde.

Wie ein Unternehmen das IT-Onboarding verbessert und die interne Sichtbarkeit erhöht hat

Lassen Sie mich hier ein Beispiel aus dem wirklichen Leben geben.

Ein Logistikunternehmen hat seinen internen IT-Betrieb auf Jira Service Management umgestellt. Viele der anderen Abteilungen des Unternehmens nutzten Jira überhaupt nicht. Alle verwendeten jedoch Confluence. Diese Trennung führte dazu, dass die meisten Mitarbeiter des Unternehmens die Fortschritte des IT-Teams nicht zu schätzen wussten. Das IT-Team arbeitete in seinem eigenen Silo, und andere konnten nicht reinschauen. Es war an der Zeit, die Integration von Jira und Confluence zu verbessern. Und genau das hat der IT-Projektmanager durch die Integration von Jira Snapshots for Confluence ermöglicht!

Schauen wir uns einen besonders wichtigen Bereich genauer an: Der IT-Onboarding-Prozess für neue Mitarbeiter.

Der IT-Einführungsprozess für neue Mitarbeiter umfasste diese Standardaufgaben: 

• Beschaffung eines Laptops, 
• Einrichten eines Benutzerkontos in einem Active Directory, 
• Gewährung des Zugangs zu den erforderlichen Tools und Anwendungen, 
• und die Durchführung eines Onboarding/IT-Begrüßungsgesprächs. 
• Jira Automation wird verwendet, um diese Aufgaben für jeden neuen Mitarbeiter zu erstellen.

Die Projektleiterin wollte, dass das HR-Team und die Manager den Status dieser Onboarding-Aufgaben einsehen können. Sie richtete eine Confluence-Blogseite mit einer Zusammenfassung der aktuellen HR-Onboarding-Tickets ein. Sie sollte zweimal wöchentlich aktualisiert und an alle Abteilungsleiter und das HR-Team gesendet werden. Sie installierte Jira Snapshots für Confluence und innerhalb von 15 Minuten war die Seite online. Jetzt sind die Abteilungen immer auf dem neuesten Stand, was die Einarbeitung ihrer neuen Mitarbeiter angeht, ohne dass das IT-Team zusätzlich belastet wird.

Die Installation der App führte zu enormen Erleichterungen, da sie das Follow-Up der Personalabteilung reduzierte. Dies verringerte den Kontextwechsel und das Springen von Tickets, was zu einer verbesserten Produktivität führte. Sowohl die IT als auch das HR-Team profitierten davon.

Außerdem wurden die regelmäßigen Aktualisierungen auch von den Abteilungsleitern sehr positiv aufgenommen. Sie schätzten das übersichtliche Format des Berichts und hatten die Gewissheit, dass ihr neuer Mitarbeiter gut betreut wurde.

Das IT-Team hat jetzt ein höheres Ansehen innerhalb der Organisation. Es ist einfacher für sie, ihre Initiativen zu fördern und Budgets zu erhalten.

Das Aufbrechen von Arbeitssilos ist für alle ein Gewinn

Gute Arbeit muss geteilt und gefeiert werden. Tja, und wenn nicht alles rosig ist, ist es besser, sich nicht zu verstecken, sondern den Narrativ zu kontrollieren und alle frühzeitig auf dem Laufenden zu halten. Gute Projektleiter wissen nur zu gut, dass böse Überraschungen viel schlimmer sind als schlechte Nachrichten. Schlechte Nachrichten, die rechtzeitig mitgeteilt werden, schaffen Vertrauen, und das ist das wertvollste Gut.

Transparenz ist also wichtig, und wir wissen, dass nicht jeder in Jira arbeitet oder arbeiten muss. Silos bei der Arbeit zu durchbrechen, muss nicht schwierig sein. Wenn alle Confluence verwenden, dann nutzen Sie die Jira-Confluence-Integration, sparen Sie allen Zeit und feiern Sie Ihr Team.

Und wenn Sie an einer Jira Reporting-Lösung interessiert sind, um Ihre Arbeit zu verbessern, lesen Sie diesen Artikel: Silos am Arbeitsplatz mit Jira Reporting aufbrechen.