Doch welche Vorteile bietet die Zeiterfassung? Und was sind die besten Zeiterfassungsmethoden, um diese neuen Vorschriften umzusetzen? In diesem Artikel verraten wir es Ihnen!
Was sind die Vorteile der Arbeitszeiterfassung?
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Die Arbeitszeiterfassung ist äußerst hilfreich, um die Bezahlung Ihrer Mitarbeitenden genau zu organisieren, egal ob es sich um Stundenlöhne, Gehälter oder sogar Bonuszahlungen handelt. Es ist eine hervorragende Methode, um sicherzustellen, dass Sie Ihre Mitarbeitenden gerecht bezahlen, ohne Ihr Geschäft zu beeinträchtigen.
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Die Rechte der Beschäftigten werden durch die Zeiterfassung geschützt, die eine perfekte Lösung zur Vermeidung von Überstunden ist. Darüber hinaus können die Arbeitnehmenden ihre Arbeitgeber für ungerechte Methoden und Zeitausbeutung zur Verantwortung ziehen.
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Zeiterfassung ist ideal, um zu gewährleisten, dass sich Ihr Unternehmen an die Gesetze hält, ohne einen Verstoß und damit hohe Strafen zu riskieren.
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Die Erfassung der Arbeitszeiten und die Verwendung von Apps, die die Aktivitäten Ihres Teams zusammenfassen, sind der Schlüssel zur Transparenz. Dies hilft bei der Budgetierung und Priorisierung von Aufgaben während eines Projekts, bei dem alle Teammitglieder bestimmte Aufgaben erfüllen müssen, ohne das Zeitlimit zu überschreiten.
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Die Mitarbeitenden können ihre Urlaubs- und Krankheitstage nachverfolgen, ohne dass es zu Missverständnissen mit ihren Vorgesetzten kommt.
Wie lassen sich Arbeitszeiten in Spanien und Deutschland verwalten und überwachen?
Das neue Gesetz (Az. 1 ABR 22/21), das vom deutschen Bundesarbeitsgericht eingeführt wurde, verpflichtet jeden Arbeitgeber, alle Arbeitszeiten in seinen Teams zu erfassen. Diese Entscheidung verpflichtet jedes Unternehmen, ein System zur Arbeitszeiterfassung einzurichten. Auch in Spanien gibt es ähnliche Strategien für Unternehmen, um alle erforderlichen Daten zu dokumentieren. Diese Vorschriften enthalten jedoch keine Spezifikationen oder Techniken für die Erfassung der Informationen.
Die folgenden Methoden können für jede Organisation nützlich sein, um bei der Erfassung von Arbeitszeitdaten gesetzeskonform zu bleiben.
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Die manuelle, handschriftliche Zeiterfassung, z. B. mit Tabellenkalkulationen oder Zeitkarten, ist eine kostengünstige, aber auch altmodische Methode der Zeiterfassung. Am Ende eines Tages oder einer Woche notieren Arbeitnehmer*innen, wie viele Stunden gearbeitet wurden. Alle Stundenzettel werden physisch in Ordnern gesammelt. Diese Methode der Arbeitszeiterfassung sehr zeitaufwendig und fehleranfällig sowie leicht manipulierbar – sie eignet sich bestenfalls für sehr kleine Unternehmen. Heutzutage gibt es viele fortschrittlichere Technologien, daher würden wir diese Methode nicht empfehlen.
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Die elektronische Zeiterfassung mithilfe der Biometrie ist eine fortschrittlichere Methode der Arbeitszeiterfassung. Hier werden Mitarbeitende mit Finger- oder Handabdruck oder auch anhand ihrer Augen registriert. Schlüssel oder Chipkarten können verloren gehen – biometrische Verfahren sind jederzeit einsetzbar und völlig unabhängig. Der Nachteil dieser Methode ist jedoch, dass die Kosten für die Anschaffung und Wartung der Hardware recht hoch sind. Auch die strengen Datenschutzanforderungen erschweren den Einsatz.
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Einige Arbeitgeber ziehen es vor, Browser und URL-Uhr-Tools zu verwenden, um einen Überblick darüber zu erhalten, wie die Beschäftigten ihre Zeit verbringen. Hier wird die Arbeitszeit durch An- und Abmeldung der Mitarbeitenden am Computer mit deren individuellen Kennungen erfasst. Diese Zeiterfassungsmethode ist auch bei Remote-Arbeit sehr effizient und es fallen keine Kosten für Hardware an. Ein Nachteil ist jedoch, dass hier nur Computerarbeitsplätze erfasst werden können. Auch die Datensicherung ist ein kritischer Punkt.
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Automatisierte Zeiterfassungstools in der Cloud sind die modernste und effizienteste Art, Aufzeichnungen zu erstellen. Mit diesen Apps können Sie alle Ihre Aktivitäten verfolgen, ohne dass Sie Informationen organisieren oder manuell eingeben müssen. Kosten für Hardware fallen selbstverständlich nicht an. Ein Zeiterfassungstool stellt außerdem sicher, dass die Daten jederzeit und von jedem Ort aus abgerufen werden können.
Die Zeiterfassung ist hier besonders produktiv, wenn Führungskräfte Aufgaben und Ziele hinzufügen, die zu erfüllen sind, während sie den Arbeitsfortschritt und die Zeit überwachen. Diese Methode vereinfacht den Prozess durch die Erstellung genauer Berichte und Rechnungen.
Die Jira-Software verfügt beispielsweise über mehrere Zeiterfassungsfunktionen, die Ihrem Unternehmen helfen, die Aktivitäten Ihres Teams während eines Projekts zu überwachen. Jira kann den Zeitaufwand für Vorgänge und die Anzahl der Stunden, die Ihr Team an einem bestimmten Projekt gearbeitet hat, verfolgen. Die integrierte Jira-Lösung hat jedoch einen Nachteil: Wenn Sie Arbeitsstunden erfassen und gleichzeitig strenge Datenschutzrichtlinien einhalten müssen, ist Jira nicht ausreichend. Aber sie brauchen sich nicht zu sorgen. Damit Sie die neuen Gesetze in Spanien und Deutschland mühelos einhalten können, haben wir eine App entwickelt: Timesheet Builder: Resource Planning and Teams Management. Damit wird die Jira-Software um wichtige Funktionen für die Teamverwaltung und den Datenschutz erweitert. So etwas gab es noch nie auf dem Atlassian Marketplace!
Fazit
Ob in Spanien oder Deutschland oder anderswo in Europa oder der ganzen Welt: Bereiten Sie Ihr Team auf die neuen Gesetze vor, indem Sie Systeme verwenden, die für Ihr Unternehmen am besten geeignet sind! Es gibt viele Methoden zur Zeiterfassung, aber für die meisten Unternehmen ist eine Softwarelösung, die nebenbei auch noch Datenschutzrichtlinien garantieren kann, die beste Wahl.
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