Wie man fakturierbare Stunden erfasst und die Rentabilität steigert

Was sind fakturierbare Stunden?

Fakturierbare Stunden definieren die Arbeitszeit, die unmittelbar für die Arbeit an einem Kundenprojekt aufgewendet wird. Da diese Arbeitsstunden durch den engen Kundenbezug einen direkten Mehrwert für den Kunden und das Projekt schaffen, können sie in vollem Umfang in Rechnung gestellt werden.

Die fakturierbaren Stunden sind von essenzieller Bedeutung, da sie eine produktive Zeit repräsentieren, die einen messbaren Mehrwert für Kundenprojekte oder -aufgaben schaffen. Sie dienen als Grundlage für transparente Abrechnungen und die effiziente Verwaltung von Kundenprojekten. Fakturierbare Stunden können vielfältige Tätigkeiten umfassen, wie Beratung, Projektmanagement, kreative Arbeit, technische Umsetzung oder jede andere Form von Dienstleistungen.

Welche Aktivitäten sind fakturierbar?

Um zu verstehen, wie man fakturierbare Stunden am besten erfasst, sollte zunächst geklärt werden, welche Aktivitäten genau als fakturierbar gelten.

• Beratungsgespräche mit Kunden sowie Durchführung von Schulungen

• Reisezeit zu Vor-Ort-Kundenterminen

• Erstellung von individuellen (auch kreativen) Lösungsvorschlägen

• Programmier- und Codierungsarbeiten und Anpassung von Kundenwünschen

• Erstellung von Verträgen und rechtlichen Dokumenten

• Beantwortung von E-Mails zum Projekt

• Entwicklung von Geschäftsstrategien, Projektzeitplänen oder Datenanalysen

• Durchführung von Recherchen zu Kundenangelegenheiten

• Überwachung und Koordination von Projektaktivitäten

• Risikomanagement und Qualitätssicherung

• Erstellung von Designs für Logos, Grafiken und Marketingmaterialien

Kurzgefasst lässt sich sagen, dass alle Stunden fakturierbar sind, sofern sie mit den Kernaufgaben des Kundenauftrags zusammenhängen.

Warum sollten Sie fakturierbare Stunden erfassen?

Die genaue Erfassung und Verwaltung fakturierbarer Stunden ist für Unternehmen und Fachleute von entscheidender Bedeutung, um transparente Abrechnungen zu gewährleisten, Kosten zu kalkulieren und die Rentabilität ihrer Tätigkeiten sicherzustellen. fakturierbare Stunden sind nicht nur eine „Kontrolle“ für die Kunden, sondern stellen auch sicher, dass die Bemühungen von Dienstleister*innen angemessen entlohnt werden.

Das wird vor allem in einer Tribes.AI Umfrage unter 1.200 Managern deutlich. Etwa 90,5 % der Befragten sind überzeugt, dass fakturierbare Stunden fehlen, und sie schätzen den durchschnittlichen Verlust auf 21,5 %. Das bedeutet, dass weltweit fast jede fünfte abrechenbare Stunde nicht erfasst wird!

Vorteile von der Erfassung fakturierbarer Stunden

• Korrekte Abrechnung

  • Die Erfassung fakturierbarer Stunden ermöglicht es Ihnen, Ihre erbrachten Dienstleistungen genau abzurechnen. Das fördert in erster Linie das Vertrauen Ihrer Kund*innen, da diese klare und transparente Abrechnungen als Zeichen von Verlässlichkeit und Professionalität achten. Nicht zuletzt stellt die Arbeitszeiterfassung sicher, dass Sie für Ihre erbrachte Leistung entsprechend entlohnt werden.

• Projektmanagement

  • Die Erfassung von fakturierbaren Stunden ist von entscheidender Bedeutung für ein effektives Projektmanagement. Sie ermöglicht es, den Fortschritt einzelner Aufgaben und Projekte zu verfolgen, realistische Zeitpläne zu erstellen und Ressourcen effizient zuzuweisen. Indem Sie die investierte Zeit in jedes Projekt überwachen, erhalten Sie Einblick in die damit verbundenen Kosten und die Rentabilität. Dadurch können Sie fundierte Entscheidungen darüber treffen, welche Projekte weiterverfolgt werden sollen und welche vermieden werden sollten.

• Rechtliche Compliance

  • In manchen Ländern (und Branchen) ist die präzise Erfassung von fakturierbaren Stunden gesetzlich verpflichtend. Mit der Aufzeichnung Ihrer Arbeitszeit vermeiden Sie rechtliche Konflikte und sind buchstäblich auf der sicheren Seite.

• Einnahmeoptimierung

  • Die präzise Erfassung fakturierbarer Stunden stellt sicher, dass keine Einnahmen übersehen werden. Jede geleistete Arbeitsstunde trägt zur Umsatzgenerierung bei, und die korrekte Aufzeichnung maximiert die Einkünfte. Zusätzlich erhalten Sie dank des besseren Überblicks über Ihre projektbezogene Arbeitszeit die Möglichkeit, faktenbasiert einzuschätzen, wann Sie bei umfangreicheren Projekten Rabatte anbieten können.

• Verbesserung des Teammanagements

  • Ein weiterer Vorteil von der Aufzeichnung fakturierbarer Stunden ist die ideale Übersicht über die Arbeitszeit Ihrer Teammitglieder. Auf diese Weise können Sie leicht erkennen, wo eventuell zusätzliche Anleitung oder Aufsicht erforderlich ist. Dadurch können Sie die Teamressourcen effektiver einsetzen und die allgemeine Produktivität (und Zufriedenheit) steigern.

Unterschiede zwischen fakturierbarer Zeit und nicht fakturierbarer Zeit

Nicht fakturierbare Zeit hingegen definiert alle Arbeitszeit, die nicht direkt mit einer Aufgabe für ein Kundenprojekt im Zusammenhang steht und daher keinen unmittelbaren monetären Mehrwert repräsentiert.

Nicht fakturierbare Stunden sind beispielsweise: interne Verwaltungsarbeiten wie Teammeetings, Konzeptausarbeitungen für die Geschäftsentwicklung, administrative Tätigkeiten oder Schulungen für die persönliche Weiterbildung. Obwohl diese Tätigkeiten nicht in Rechnung zu stellen sind, sollten gerade Freelancer nicht auf sie verzichten, da sie für den Ausbau der Kerntätigkeiten und der (eigenen) Marke essenziell sind.

Nicht fakturierbare Stunden sind beispielsweise

• Pitching-Vorschläge

• Interne Besprechungen

• Vermarktung

• Rekrutierung

• Ausbildung

• Buchhaltung

• Beheben eigener, vermeidbarer Fehler

• Networking-Events zur Geschäftsentwicklung

Unterscheidungshilfe: fakturierbar oder nicht fakturierbar?

Als kleine Erleichterung der Unterscheidung können Sie sich bei Ihren Tätigkeiten einfach fragen:

• Trägt die Zeit, die ich für die Aufgabe benötige, dazu bei, das Projekt zum Abschluss zu bringen?

• Bringt die Arbeit einen messbaren Mehrwert für das Projekt oder den Kunden?

• Ist die Aufgabe, an der ich gerade arbeite, in dieser Art in einem (Projekt-)Vertrag definiert?

So erfassen Sie fakturierbare Stunden

Um Ihre fakturierbare Stunden zu erfassen, sollten Sie zuerst einen Rechnungsstellungsplan festlegen und für jedes Projekt, an dem Sie arbeiten, einen Stundensatz definieren. Dann erfolgt ein detailliertes Tracking: Verfolgen Sie die aufgewandte Zeit pro Projekt und Kunde. Im Anschluss erfolgt die Rechnungsstellung.

Um Ihre fakturierbaren Stunden zu dokumentieren, gibt es zwei Möglichkeiten:

1. Sie tun dies manuell, mit Listen oder Tools wie Excel, oder

2. Sie nutzen automatische Prozesse und smarte Zeiterfassungssoftware.

Fakturierbare Stunden mit Jira erfassen

Viele Unternehmen benutzen Jira Software, die leistungsstarke Projektmanagement-Plattform, um ihre Abläufe zu optimieren und Projekte effizient zu verwalten. Da die Bedeutung der Arbeitszeiterfassung nicht zu unterschätzen ist, verfügt Jira über integrierte Lösungen zum Tracking der Zeit. Da diese jedoch schnell an ihre Grenzen stößt, gibt es einige Zeiterfassungsapps, welche die grundlegenden Fähigkeiten von Jira erweitern. Zeiterfassungssoftware, die über Echtzeit-Timer verfügt, sind besonders bequem und zeitsparend. Hier punkten primär Tempo sowie Timesheet Builder.

Letztere App wollen wir Ihnen näher vorstellen.

Fakturierbare Zeit mit Timesheet Builder verfolgen

Timesheet Builder ist die ultimative Zeiterfassungs- und Abrechnungsanwendung für Remote-Teams und Unternehmen jeder Größe. Verfolgen Sie fakturierbare Stunden mit detaillierten Stundenzetteln, die zeigen, wie viel Zeit für jedes einzelne Projekt oder jede einzelne Aufgabe aufgewendet wurde, ohne dass Sie sich wiederholen müssen. Mit benutzerfreundlichen Funktionen und einer intuitiven Oberfläche ermöglicht der Timesheet Builder eine nahtlose Erfassung und Analyse von Arbeitszeiten.

Erfassung fakturierbarer Zeit starten

Timesheet Builder integriert eine Timer-Funktion in Jira. Um Ihre Arbeitszeit zu erfassen, klicken Sie einfach auf das Play-Symbol des Timers.

Wenn Sie mit der Tätigkeit fertig sind, drücken Sie „Stop“.

Hat Ihr Teamlead die Option „Billable Hours” aktiviert, indem das Attribut „faktuierbare Stunden“ zu Ihrem Team hinzugefügt wurde, sehen Sie den Umschalter „Billable”. Hier können Sie nun wählen, ob Sie die eben getrackte Arbeitszeit als fakturierbar oder nicht definieren wollen.

Klicken Sie auf „Speichern“ und Ihr fakturierbare Zeit wurde erfasst.

Egal, wie Sie Ihre fakturierbare Zeit erfassen, sie wird im Jira Ticket leicht ersichtlich mit dem Dollar-Symbol dargestellt.

Fakturierbare Zeit mit Drag-and-drop

Timesheet Builder ermöglicht Ihnen, auf verschiedene Arten fakturierbare Zeiten zu erfassen. Hier sehen Sie die Drag-and-drop-Variante.

Navigieren Sie zu der Kalenderansicht, ziehen Sie eine beliebige Jira-Aufgabe in den entsprechenden Tag, aktivieren Sie den Billable-Umschalter und Ihre Zeit wurde erfasst!

Fakturierbare Zeit filtern

Um die perfekte Übersicht über fakturierbare und nicht fakturierbare Arbeitszeit zu erhalten, bietet Ihnen Timesheet Builder weitreichende Filter-Funktionen in Ihren Stundenzetteln.

Um Rechnungen an Kunden einfach zu erstellen, können Sie alle Tabellen direkt nach Excel exportieren.

Jira Time Tracking für fakturierbare Stunden

Die Vorteile, fakturierbare Arbeitszeit direkt in Jira zu erfassen, wurden in diesem Guide dargestellt. Um effizient Ihre Stunden zu erfassen und Ihre Leistung zu maximieren, müssen Sie keine komplexen Tabellenkalkulationen verwenden. Ein Zeiterfassungstool für fakturierbare Zeit wie Timesheet Builder wird Ihnen Ihr (Arbeits-)Leben erleichtern und dafür sorgen, dass Sie Ihre Prozesse optimieren und gleichzeitig entspannter arbeiten können.