Automatisch JSM Anfrageteilnehmer in Jira mit Sicherheitsstufen hinzufügen

Ihre Situation mit Automationen von JSM und Jira Software

Sie haben eine Automation eingerichtet, die sämtliche Jira Service Management Tickets eins zu eins nach Jira Software importiert. Sobald beispielsweise ein*e Kund*in ein Ticket des Typs „Fehlermeldung” angefertigt hat, greift die Automation und ein verknüpfter Jira Vorgang für ihre Entwicklungsabteilung wird erstellt.

Das Problem mit Anfrageteilnehmer*innen und Sicherheitsschemas

Wenn Anfrageteilnehmer*innen und Sicherheitsschemas in diesen Prozess involviert sind, klappt das mit der einwandfreien Synchronisation zu Jira Software leider nicht. Die erstellten Vorgänge werden zwar gespiegelt, die Anfrageteilnehmer*innen aus Jira Service Management werden aber nicht in Jira übernommen. Das bedeutet, dass diese die verknüpften Tickets in Jira nicht sehen und bearbeiten können – ein großes Problem. Ausgelöst wird es durch die Sicherheitsschemas in Jira, da in ihnen kein Feld „Anfrageteilnehmer*in” auswählbar ist. Die Sicherheitsstufen einfach zu deaktivieren wäre keine Lösung, da Sie den Datenschutz nicht gefährden wollen. Atlassian kennt das Problem, konnte aber noch keine unkomplizierte Lösung bieten. Erstmalig haben wir einen einfachen und effizienten Workaround gefunden.

So fügen Sie automatisch Anfrageteilnehmer*innen hinzu

Die erste, einfachste Idee, die naheliegend erscheint, ist eine Automation wie: Wenn Vorgang erstellt wird, dann bearbeite Vorgang wie folgt … Das klappt aber nicht, da es keine Option gibt, für die Bearbeitung das Feld „Anfrageteilnehmer*in” hinzuzufügen.

Beobachter*innen können Sie auch nicht als Feld ergänzen.

Was Sie aber machen können, ist eine Automation mit diesen Regeln zu erstellen:

1. Auslöser: Wenn sich das Feld „Anfrageteilnehmer*in” in JSM ändert (wenn etwas hinzugefügt oder gelöscht wird)

2. Dann: Kopiere den geänderten Wert in das benutzerdefinierte Feld „Copy Request Participants”:

Auf diese Weise können Sie sowohl Ihre Anfrageteilnehmer*innen als auch Ihre Sicherheitsschemas behalten.

Zusammenfassung für Ihren Erfolg mit Anfrageteilnehmer*innen in Jira

Damit Sie automatisch Ihre Jira Service Desk/Management Anfrageteilnehmer*innen nach Jira Software übernehmen und die Sicherheitsstufen einhalten können, erstellen Sie also ein benutzerdefiniertes Feld in Jira, welches die Funktion von Anfrageteilnehmer*innen erfüllt. Denn benutzerdefinierte Felder können Sie ganz einfach im Jira Sicherheitsschema selektieren.

Damit Ihr Problem gelöst wird, sind zwei Automationen im Spiel.

1. Die Tickets von Jira Service Management nach Jira Software spiegeln

2. Die Werte der Anfrageteilnehmer*innen kopieren

Wenn Sie unserer Anleitung folgen, können auch Sie schnell und unkompliziert Ihr Synchronisierungsproblem lösen. Gerne unterstützen wir Sie bei Ihrem Vorhaben. Kontaktieren Sie uns einfach!

Was sind Anfrageteilnehmer*innen?

Anfrageteilnehmer*innen (Request Participants) in Jira Service Management (ehemals Service Desk) sind teilhabende Nutzer*innen, welche die Tickets ebenfalls sehen, kommentieren und bearbeiten können. Sie können die Anfrageteilnehmer*innen händisch hinzufügen oder entfernen. Ein klassischer Anwendungsfall ist hier, wenn Sie eine Urlaubsvertretung für sich einsetzen wollen.

Was sind Sicherheitsschemas?

Sicherheitsschemas (Security Level Schemes) in Jira helfen Ihnen, als Systemadmin, zu steuern, wer welche Vorgänge in Ihren Projekten sehen kann. Ein Sicherheitsschema verknüpft Nutzer*innen oder Gruppen mit Vorgangsrollen und definiert so Sicherheitsstufen. Sicherheitsschemas sind perfekt für Situationen geeignet, in denen viele Personen auf ein Projekt Zugriff benötigen, Sie aber dennoch den Datenschutz wahren möchten. Es gibt insbesondere Sicherheitsstufen in einem HR-Projekt, in dem Teamleads andere Dinge sehen sollten als CEOs oder andere Teammitglieder.