Die Wichtigkeit von Ressourcenplanung im Projektmanagement

Bei der Ressourcenplanung werden die Ressourcen für eine bestimmte Aufgabe oder ein bestimmtes Projekt ermittelt, prognostiziert und zugewiesen. Dies geschieht unter Berücksichtigung des Zeitrahmens und des Budgets, die für die Durchführung dieser speziellen Aufgabe oder dieses Projekts erforderlich sind.

Was sind die Vorteile der Ressourcenplanung im Projektmanagement?

Ressourcenmanagement und -planung steigern Produktivität, Projektleistung und Rentabilität. 

In Anbetracht der Tatsache, dass jedes Projekt einzigartig ist und sich in seinem Umfang unterscheidet, gibt es einige wichtige Standardmerkmale, die für jeden Ressourcenmanagementplan als grundlegend angesehen werden:

1. Ressourcen: Die Zusammenstellung von Listen der verfügbaren Ressourcen und die Erstellung von Plänen für das Ressourcenmanagement helfen dabei, die Verfügbarkeit von Ressourcen zu planen. Unter Ressourcen sind in diesem Zusammenhang alle notwendigen personellen und materiellen Mittel zu verstehen, um die festgelegten Ziele zu erreichen. Im Projektmanagement sind Ressourcen z. B. Ausrüstung, Geldmittel, Energie oder auch Menschen. Daher kann die Ressourcenplanung genauer werden, wenn die tatsächlichen Ergebnisse mit den geplanten Werten verglichen werden.

2. Kosten: Die Erfassung und Verfolgung der für ein Projekt aufgewendeten Zeit ist von grundlegender Bedeutung, da sie Ihnen hilft, Ihr Projekt in Bezug auf Zeit, Geld und Arbeitsfortschritt zu verfolgen. Um sicherzustellen, dass Sie sich an den ursprünglichen Plan halten, sollten Sie Ihre Zeit und Ihre Ausgaben aufzeichnen und Ihre Arbeitszeitnachweise analysieren und genehmigen. Darüber hinaus führt eine ordnungsgemäße Zeiterfassung zu einer präziseren Rechnungsstellung und damit zu einer weiteren Kostensenkung und -überwachung.

3. Verfügbarkeit: Kenntnis der Verfügbarkeit der einzelnen Ressourcen, um Verzögerungen oder Ressourcenkonflikte zu vermeiden. Wenn Sie die Zeit Ihres Teams auf einem Stundenzettel erfassen, können Sie sie besser verwalten, da Sie wissen, wie die Mitarbeiter ihre Zeit nutzen.

4. Zuständigkeiten: Vermitteln Sie klare Anweisungen, damit jede*r seine/ihre Zuständigkeiten kennt.

5. Abhängigkeiten: Ressourcen stehen in Beziehung zueinander, und gelegentlich kann der Projektablauf von diesen Abhängigkeiten beeinflusst werden, was zu Verzögerungen führen kann. In solchen Fällen ist die Zeiterfassung eine Bereicherung, da die Mitarbeitenden motivierter sind, wenn ihr Arbeitsaufwand transparent dargestellt wird.

So einfach das Ressourcenmanagement auch erscheinen mag, seine Vernachlässigung kann Folgen haben, wie Konflikte bei der Ressourcenplanung, die zu Projektverzögerungen führen. Schlechte Dokumentation des Projektfortschritts verursacht Wissenslücken, vor allem beim Abgang von Mitarbeitenden. Darüber hinaus führt eine unvollständige Planung der Projektressourcen zu abweichenden Erwartungen von Unternehmen und Kunden.

Wie wichtig ist die Ressourcenplanung im Projektmanagement?

Denken Sie daran, dass die Ressourcenplanung die Durchführbarkeit künftiger Projekte und deren Zeitrahmen beeinflussen kann, insbesondere wenn es um die korrekte Zeiterfassung geht. Die Verwaltung von Projekten und Ressourcen auf die altmodische Art und Weise, mithilfe einer Tabellenkalkulation, ist in der heutigen Zeit, in der Ressourcen über den ganzen Globus verteilt sind und Projekte rund um die Uhr laufen können, nicht mehr praktikabel. Der Einsatz des richtigen Tools ist für den Erfolg eines jeden Projekts von entscheidender Bedeutung, primär im Hinblick auf die Ressourcenplanung.