Beispiel darin besteht, mit einem Kunden zu sprechen, ist das viel wichtiger als irgendeine administrative Tätigkeit, da das Gespräch mit dem Kunden mir hilft, den Erfolg des Produkts zu fördern.
Wenn wir über Zeitmanagement sprechen, sollten wir auch über Kommunikationsfähigkeiten nachdenken. Schließlich kommt man in bestimmten Situationen nicht darum herum, gewisse Aufgaben zu delegieren. Welche Fähigkeiten und Tipps haben Sie hier?
Delegieren ist für jeden Job sehr wichtig. Natürlich kann niemand etwas alleine erreichen. Für eine erfolgreiche Delegation wäre also die Kommunikationsfähigkeit hier: klare Erwartungen stellen. Sie sollten sich genügend Zeit nehmen, um dem neuen Beauftragten die Aufgabe wirklich zu erklären. Und die Kommunikation über das Endziel und die Erwartungen ist von entscheidender Bedeutung, damit Sie am Ende nicht unnötig viel Zeit für ein ausführliches Feedback verschwenden. Eine weitere wichtige Fähigkeit des Zeitmanagements besteht darin, die Zeit für die Delegation mit einem angemessenen Puffer zu planen. Sie sollten Ihrem Gesprächspartner genügend Zeit geben, um Fragen zum Projekt zu stellen. Jede Minute, die Sie an dieser Stelle investieren, spart Ihnen im weiteren Verlauf des Projekts viel Zeit. Bevor Sie mit einer Aufgabe beginnen, sollte alles genau geklärt sein.
Ein weiterer Skill des Zeitmanagements ist die Planung. Wie planen Sie Ihren Tag? Haben Sie eine klassische To-do-Liste, die Sie abhaken?
Tatsächlich habe ich diese herkömmliche Check-Off-Liste auf Papier. Ich liebe einfach das Gefühl, Dinge von meiner Liste abhaken zu können. Normalerweise plane ich meine ganze Woche am Sonntagabend oder Montagmorgen. So verliere ich unter der Woche keine Zeit für das Management der Termine. Natürlich ändern sich die Dinge, vor allem in einer agilen Organisation, und man muss offen bleiben für wichtige und ungeplante Aufgaben, die auf einen zukommen.
Nach vielen Jahren der Berufstätigkeit: Fällt es Ihnen manchmal noch schwer, die Deadlines einzuhalten?
Auf jeden Fall. Wenn ich ein Team leite und wir als Team eine Frist einhalten müssen, ist das immer mit einem gewissen Risiko verbunden. Je mehr Leute an einem Projekt beteiligt sind, desto vorsichtiger sollte man mit der Zeitplanung bis zur Deadline umgehen. Nicht jeder hat die gleiche Dringlichkeit wie Sie und versteht die Fristen so wie Sie. Um sicherzustellen, dass alle an einem Strang ziehen, sind wiederum gute Kommunikationsfähigkeiten gefragt: Achten Sie darauf, dass alle wissen, was auf der Tagesordnung steht und bis wann das Ganze abgeschlossen sein soll.
Stress entsteht immer dann, wenn wir uns mehr Arbeit vorgenommen haben, als wir eigentlich schaffen können. Was sind Ihre Tipps für den Umgang mit Stress?
Manchmal hilft nur Eiscreme … Aber ich denke, ein wesentlicher Teil eines guten Zeitmanagements ist das Pausenmanagement. Jeder braucht genügend Pausen, um seinen Energietank wieder aufzufüllen. Ich liebe Spaziergänge in der Natur, auch am Morgen, mit dem Hund. Finden Sie Ihre Routine und halten Sie sie ein, um den Tag mit weniger Stress zu beginnen.
Was sind Ihrer Meinung nach die häufigsten Fallstricke beim Zeitmanagement?
-
Unterschätzung des Zeitbedarfs für ein Projekt/eine Aufgabe
-
Zu hohe Erwartungen an die Arbeit im Team haben
-
Die verbrauchte Arbeitszeit nicht korrekt zu erfassen
Was denken Sie über das Zeitmanagement für ein Team? Haben Sie eine Strategie, um die besten Ergebnisse zu erzielen?
Ich empfehle, mit dem Team darüber zu sprechen, was dieses erwartet: Fragen Sie die Teammitglieder danach, wie viel Zeit sie ihrer Meinung nach benötigen. Das ist immer besser, als die Zeit selbst zu schätzen, da sie vielleicht andere Aufgaben haben, an denen sie gerade arbeiten. Wenn Sie mit Ihrem Team sprechen, können Sie ihm helfen, Prioritäten für alle Aufgaben zu setzen.
Ein wesentliches Element beim Erlernen eines besseren Zeitmanagements ist die Gewöhnung daran, zu bestimmten Angelegenheiten „nein“ zu sagen. Was ist Ihre Meinung dazu? In welchen Situationen ist es in Ordnung, nein zu sagen?
Mein Ansatz ist, die Optionen abzuwägen. Wenn ich für die nächsten Wochen ausgebucht bin und mein Vorgesetzter mit einigen sehr dringenden Aufgaben kommt, würde ich nicht direkt „Nein“ sagen, sondern antworten, dass ich ausgebucht bin, aber wenn wir die Aufgaben neu priorisieren, kann ich sie sofort erledigen. Es ist jedoch wichtig, nicht jede Aufgabe direkt zu übernehmen und die Arbeitsbelastung transparent zu kommunizieren.
Was sind Ihre Tipps zur Verbesserung des persönlichen Zeitmanagements?
-
Fokussieren Sie sich und beginnen Sie nicht mehrere Aufgaben gleichzeitig
-
Geben Sie der Aufgabe die Zeit, die sie braucht
-
Setzen Sie sich Zeitlimits für die Aufgaben und machen Sie kurze Pausen, wenn Sie eine Aufgabe erledigt haben
-
Wie bereits erwähnt, sollten Sie Ihre Woche im Voraus planen
-
Setzen Sie Prioritäten nach Wichtigkeit und Dringlichkeit, wie in der Matrix
-
Halten Sie Ihren Arbeitsplatz aufgeräumt, um sich nicht abzulenken
-
Delegieren Sie, wenn es nötig ist, aber tun Sie es auf transparente Weise
-
Finden Sie einen sicheren Ort, an dem Sie sich konzentrieren können – bei mir hat das Remote-Working den Ausschlag gegeben.
