Was bedeuten die neuen Corona-Regeln?

Alle Arbeitnehmer müssen einen 3G-Nachweis mit sich führen, wenn Sie Ihre Arbeitsstätte betreten. Eine Ausnahme besteht nur dann, wenn in der Arbeitsstätte Tests angeboten werden und man sich dort direkt testen lässt. Der Arbeitgeber ist hierbei verantwortlich für die Einhaltung der Regeln und muss die Nachweise seiner Mitarbeiter*innen kontrollieren. Dabei sollte beachtet werden, dass Schnelltests aktuell nur 24 Stunden und PCR-Tests 48 Stunden gelten.

Hier kommt auf die Arbeitgeber ein enormer Verwaltungsaufwand zu, denn alle Nachweise der Mitarbeiter*innen müssen teilweise täglich abgefragt, aber gleichzeitig Datenschutz-konform organisiert und nach spätestens 6 Monaten wieder gelöscht werden.

Mit Jira Nachweise überprüfen und wichtige Informationen sammeln

Wir können Ihnen mithilfe des Atlassian-Ökosystems eine flexible Lösung präsentieren, mit der Ihr Verwaltungsaufwand extrem erleichtert und Ihre Organisation effektiv gestaltet wird. Lesen Sie jetzt, wie Jira Ihr Leben erleichtert und den Aufwand enorm reduziert. Dabei helfen Ihnen Status, Felder und Automationen.

Neues Jira-Projekt einrichten

Zur übersichtlichen Organisation empfehlen wir, für die 3G-Nachweise ein neues Projekt in Ihrer aktiven JIRA-Instanz anzulegen, am besten ein Kanban-Board. Dabei müssen Sie natürlich beachten, dass aus Datenschutz Gründen nicht jeder auf dieses Projekt Zugriff haben darf. Hierfür können Sie beispielsweise „Permission Schemes“ nutzen. Bei einem Kanban-Board können Sie sich am übersichtlichsten mit verschiedenen Spalten in Form von Status zu organisieren. Die Status sehen Sie sofort auf einen Blick und können individuell benannt werden. Zum Beispiel: „Offen“, „Getestet“, „Geimpft“, „Genesen“ und „Abgelaufen“. Hier können Sie selbst entscheiden, was Ihren Anforderungen am besten dient.

In unserem Beispiel stehen die Tickets im Kanban-Board für Ihre Mitarbeiter*innen. Jeder Mitarbeitende hat ein eigenes Ticket in Ihrem Projekt. Dabei könnten Sie die Namen der Mitarbeiter*innen als Ticket-Titel verwenden. Wenn Sie zum Beispiel zuvor mit Excel gearbeitet haben, gibt es die Möglichkeit zur Ticketerstellung diese Liste zu importieren. Sie müssten also nicht jeden Mitarbeitenden händisch anlegen, sondern Jira übernimmt das für Sie, indem es mit Ihren bereits bestehenden Daten arbeitet. In den Tickets sollte ein oder mehrere zusätzliche Felder hinzugefügt werden, um die Art und das Ablaufdatum der 3G-Nachweise festzuhalten. Die Nachweise in Form von Impfzertifikat, Genesenennachweis oder Testergebnis können als Anhang an das jeweilige Ticket hinzugefügt werden. Auf diese Weise haben Sie alle Informationen zentral organisiert und im Bedarfsfall direkt parat. In das neue Feld wird das jeweilige Ablaufdatum eingetragen. Wann die Informationen aus dem Projekt gelöscht werden sollen, können Sie flexibel anpassen. In diesem Fall wären das 6 Monate, um den aktuellen Regelungen zu entsprechen.

Jetzt haben Sie zwar einen Weg alles zu praktisch organisieren, aber noch keine automatische Hilfe bei der täglichen Erinnerung an fällige Nachweise. Nachdem alle benötigten Tickets erstellt sind, sollten Sie sich als nächstes den Automationen widmen. Hierfür haben wir einen besonderen Trick für Sie parat!

Automationen zur Arbeitserleichterung nutzen

Automationen übernehmen repetitive Arbeiten, welche gerne schnell im täglichen Alltag vergessen werden, aber zwingend notwendig sind, um einen Prozess korrekt abzubilden und durchzuführen. Jira Automationen arbeitet hier für Sie und Sie können sich dem Inhaltlichen widmen, ohne dass Sie daran denken müssen, Klicks und Daten zu setzen. Und genau das wollen wir an dieser Stelle erreichen: Damit Sie nicht selbst jedes einzelne Ablaufdatum der Nachweise in Form von Tickets überprüfen müssen, sollten Sie hierfür eine Automation konfigurieren.

Die Anforderungen an die Automation sollten wie folgt lauten: Sie sollte täglich die Liste der Tickets auf das jeweilige Ablaufdatum überprüfen. Ist das Ablaufdatum noch nicht erreicht, kann das Ticket in dem jeweiligen Status bleiben. Ist das Ablaufdatum erreicht, sollte automatisch ein neues Ticket erstellt und in den Status „Offen“ gelegt werden. Das alte Ticket wird dann in den Status „Abgelaufen“ geschoben. Also müssen nur die Tickets im Status „Offen“ von Ihnen täglich überprüft und ein neuer Nachweis angefordert und angehängt werden. Sobald Sie diesen Nachweis an das Ticket angehängt haben, können Sie es wieder in den entsprechenden Status schieben.

Ihre Vorteile auf einen Blick

• Automatische Erstellung der Tickets durch Import-Möglichkeiten

• Sofortiger Statusüberblick mithilfe des Kanban-Boards

• Zuverlässige Erinnerungen bei abgelaufenen Nachweisen

• Zugriffsbeschränkung zum Schutz der persönlichen Daten

• Systematische Dokumentation zum leichteren Auffinden von Nachweisen

• Automatische Löschung nach 6 Monaten

Wie Sie sehen lassen sich mit Jira die verschiedensten Szenarien umsetzen und individuell implementieren. Die hier beschriebene Lösung ist natürlich nur eine von vielen Möglichkeiten, die Jira Ihnen bietet, mit solchen neuartigen Anforderungen effizient umzugehen.

Actonic hat langjährige Erfahrung damit, Kundenwünsche zu verstehen und die optimale technische Lösung dafür zu finden. Außerdem beraten unsere Expert*innen dabei, komplexe Abläufe zu vereinfachen. Brauchen Sie noch Unterstützung bei der datenschutzkonformen Implementierung eines solchen Workflows? Kontaktieren Sie uns jetzt für ein kostenfreies Sondierungsgespräch zur Analyse Ihrer Bedürfnisse.