Als Medienhaus erreicht die SPIEGEL-Gruppe mit Ihrer unabhängigen Berichterstattung wöchentlich über 15 Millionen Menschen. Und das überwiegend durch digitale Endgeräte. Der massive Digitalisierungsschub stellt neue Ansprüche an interne Workflows. Um den dynamischen Anforderungen standhalten zu können, entschloss sich die SPIEGEL-Gruppe für die Cloud Migration ihrer Atlassian Systeme Jira und Confluence. Actonic hat sie dabei maßgeblich begleitet.
Die Wichtigkeit von Serverinfrastrukturen
„Wenn man selbst Systeme hostet, ist man für Dinge wie Sicherheit, Betrieb und Wartung allein verantwortlich”, äußert sich Thorben Petersen, IT-Projektmanager der SPIEGEL-Gruppe. „Das raubt kostbare Ressourcen, die wir lieber in unsere Kernprozesse investieren, um Produkte weiterzuentwickeln.” Für ihre tägliche Arbeit benutzt die SPIEGEL-Gruppe seit 2011 Confluence, seit 2013 Jira und seit etwa vier Jahren zusätzlich Jira Service Management (JSM). Um den stetig zunehmenden Anforderungen an Sicherheit und Schnittstellen gerecht zu werden, wurde 2021 gemäß der internen Cloud-First-Strategie entschieden, die Produkte zu migrieren
Warum Cloud die Zukunft ist
Einige Menschen haben Vorurteile gegenüber der Cloud: sie sei niemals fertig und immer in Entwicklung. Gerade diesen Aspekt sieht die SPIEGEL-Gruppe jedoch als Vorteil in Zeiten der dynamischen Entwicklung. Regelmäßige Updates mit neuen Funktionen verbessern ständig den Arbeitsablauf – was bei Server und Data Center nur mit zusätzlichem Aufwand auf Kundenseite eingespielt werden kann. Darüber hinaus werden zunehmend Funktionen erst für die Cloud bereitgestellt. Ein weiteres Vorurteil gegenüber der Cloud ist die Sache mit dem Datenschutz. Sind die Daten wirklich sicher? Wie sieht es mit der Datenresidenz aus? Tatsächlich gibt es je nach Unternehmen spezifische Fragen, die es vor einer Migration zu beantworten gilt. Atlassian Partner liefern individuelle Unterstützung und helfen die Feinheiten zu klären.
Zusammenarbeit mit Actonic
Im Rahmen eines Big-Picture-Trainings Ende 2019 überzeugte Actonic die SPIEGEL-Gruppe mit kompetenter und vertrauensvoller Kommunikation. Zu diesem Zeitpunkt evaluierte die Gruppe die Option Data Center vs. Cloud und war mit verschiedenen Partnern im Austausch – auch mit Actonic. Durch die umfassende Cloud-Expertise und einen maßgeschneiderten Migrationsplan konnte Actonic als Migrationspartner überzeugen. Besonders bei der Wahl des passenden Lizenzmodells durch das Actonic-Sales-Team wurde klar: Die Interessen des Kunden stehen im Vordergrund und es werden keinen Mühen gescheut, diese gegenüber Atlassian zu vertreten.
So verlief die Cloud Migration
Jira, Jira Service Management und Confluence sind erfolgreich in die Cloud migriert. Vom Entschluss zur Migration bis zum Projektabschluss verging etwa ein Jahr. Vor der eigentlichen Migration erfolgten einige Cloud-Admin-Trainings, damit sich das SPIEGEL-Team auf die neue Cloud-Umgebung einstellen konnte. Da es zum Startzeitpunkt der Migration noch nicht für alle Produkte Migrationswege gab, entschloss sich Actonic für eine sehr individuelle Migrationslösung, die mit einer ausführlichen Cleanup-Phase begann. Je sauberer die Daten sind, umso schneller kann die eigentliche Migration stattfinden. Eine kleine Besonderheit des gemeinsamen Projekts war die Testmigration. Diese ist nicht unbedingt notwendig, erwies sich hier jedoch als richtig.
„Die Testmigration hat uns im Prozess zusätzliche Sicherheit gegeben”, sagt Thorben Petersen. An zwei Tagen wurde vor Ort das gesamte System einmal testweise migriert. Das ermöglichte dem Team, eventuelle Add-on- und Automationsfehler schnell zu orten und zu eliminieren. Auch langjährig inaktive Benutzer*innen wurden in dieser Phase aus dem System entfernt. Weiterhin konnte Thorben Petersen die Testinstanz nutzen, um die neuen Funktionen seinen Kolleg*innen vorab vorzuführen und sie auf das neue System vorzubereiten.
Mit der Cloud innovative Prozesse stützen
Seit September 2022 ist die Cloud der SPIEGEL-Gruppe im Einsatz und wird von gut angenommen. „Ich bin inzwischen Fan der Cloud”, sagt Thorben Petersen und bestätigt die gleiche Erfahrung bei seinen Kolleg*innen. Natürlich müsse man sich erst an das neue, moderne Design sowie die neuen Funktionen gewöhnen, doch man lerne schnell, die Vorteile zu schätzen. Überdies gab es im Unternehmen weitaus weniger Anfragen aus dem Kollegium als erwartet. Dies ist vor allem auf die intuitive Nutzung der Atlassian Cloud zurückzuführen.
Die Bedenken in puncto Datenschutz wurden durch die partnerschaftliche Zusammenarbeit mit Actonic souverän gelöst. „Wir vertrauen der Cloud und sind überzeugt, unsere Daten sind geschützt”, sagt Thorben Petersen. Dank der Cloud Migration kann die SPIEGEL-Gruppe ihre IT-Ressourcen nun verstärkt in interne Prozesse investieren.
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