Vollgas voraus: Wie unser Report Builder einen Manager der Automobilbranche noch erfolgreicher machte

Bestimmt kennen Sie die Situation: Sie erhalten Verantwortung und wollen schnellst- und bestmöglich Ergebnisse liefern, doch stolpern in Ihrem Unternehmen immer wieder über die Leistung veralteter Systeme.

Egal, wie innovativ Ihre Ideen sind, Sie können sie nicht umsetzen, wenn die Software nicht zu Ihren Vorstellungen passt.

So ging es auch einem Manager einer der größten deutschen Automobilhersteller. Zu seinen täglichen Aufgaben gehört die Berichterstattung an die Abteilungsleitung. Früher wurde sie zeitaufwendig und umständlich mit Excel erstellt. Sämtliche Änderungen mussten manuell aktualisiert werden. So war jede Änderung ein Risiko für die Qualität des Ergebnisses.

Bis das Unternehmen Actonics Report Builder entdeckte: Berichte werden nun zeitnah nach individuellen Anforderungen erstellt. Nicht nur das Automobilunternehmen profitiert von effizienterer Berichterstattung, auch der Manager selbst genießt ein persönliches Erfolgserlebnis und mehr Zufriedenheit im Job.

Als großes, etabliertes Automobilunternehmen ist es notwendig, stets einen Überblick über variierende Preise für Rohstoffe und Güter pro Land und Lieferant zu behalten. Die manuelle Erstellung solch ausgefeilter Berichte ist hochgradig zeitaufwendig, daher hat der Manager eigens einen Praktikanten eingestellt, um diese Tätigkeit zu erledigen.

Wöchentlich saß der Praktikant an einem speziellen Management Report. Er führte in Jira eine JQL aus, dann exportierte er sie als CSV. Danach fügte er alle Daten in ein spezielles Excelsheet hinein, wo unterschiedliche Marcos ausgeführt wurden. Oft mussten dort Stammwerte angepasst werden, da sich die Unternehmensdynamik auch in Jira widerspiegelt.

Von den in Excel erstellten Diagrammen wurden Screenshots angefertigt, welche in eine spezielle PowerPoint-Datei übertragen wurden. Erst nach diesem Schritt waren die Ergebnisse für die nächsthöhere Managementstufe einheitlich zu präsentieren. Das Erstellen eines derartigen Reports dauerte bis zu 6 Stunden wöchentlich.

Dennoch blieb das Risiko von menschlichen Fehlern ein konstanter Faktor. Und was war zu tun bei Last Minute Änderungen? Eine Excel Datei übernimmt nicht einfach auf Knopfdruck automatisch die Aktualisierung mehrerer unterschiedlicher Daten.

Deswegen wandte sich der Manager an Actonic. Er hatte von unserem Tool Report Builder: Timesheets and Data Analysis gehört und fragte nach, ob wir als Atlassian Solution Partner das Add-on individualisieren können.

Und genau das taten wir. In enger Zusammenarbeit entwickelte Actonic das Add-on weiter, um den Anforderungen des Kunden zu 100 Prozent zu entsprechen. Nun werden Berichte über Preise für verschiedene Länder und Lieferanten ganz automatisch erstellt und aktualisiert. In individuellen Trainings führten wir die Handhabung des neuen Tools vor und sind nach wie vor in stetem Austausch, um weitere Optimierungen zu besprechen.

Dass eine schnelle Lieferung fehlerfreier Berichte die Effienz und Wettbewerbsfähigkeit eines jeden Unternehmens steigert, liegt auf der Hand. Was jedoch bei diesem Projekt allen Beteiligten besonders auffiel: die ausgesprochen positive User Experience.

Die ehemals nicht zeitgemäße Berichterstattung hat nicht nur das Unternehmen an der Entfaltung des maximalen Potenzials gehindert, sondern auch die Mitarbeitenden. Ein hoher Zeitaufwand, Anfälligkeit menschlicher Fehler und nicht zuletzt Leistungsdruck aufgrund ständiger Aktualisierung prägten die Berichterstellung.

„Ein ganz neues Arbeits- und Lebensgefühl”, so fasst der Manager seine aktuelle Situation dank Report Builder zusammen. Vor der Implementierung des Tools konnte er sich nie sicher sein, ob die erstellten Berichte wirklich aktuell und fehlerfrei sind. Jede Änderung barg das Risiko eines Fehlers. Nun tritt er selbstbewusst seinem Vorgesetzten gegenüber, um regelmäßig qualitativ hochwertige Berichte zu überbringen.

Dieser weiß die immense Optimierung zu schätzen und sprach bereits in einer Vorstandssitzung über die Eigeninitiative des Managers.

Der Kunde zählt zu den größten Automobilherstellern in ganz Deutschland. Dank der Optimierung der Berichterstellung kann sich das Unternehmen noch weiter etablieren und fokussiert die deutsche Automobilentwicklung vorantreiben.

„Früher teilten wir den Eindruck, mit dieser Arbeitsweise nicht nur unser Unternehmen, sondern auch unsere persönliche Entwicklung zu limitieren. Wir waren in unserer Fahrtgeschwindigkeit begrenzt, sozusagen. Nun nicht mehr: Mit Report Builder wurde unsere Geschwindigkeitsbegrenzung aufgehoben. Jetzt fahren wir Vollgas voraus.”

„Mit unseren Automobilen streben wir nach Perfektion und Innovation. Endlich haben wir eine smarte Softwarelösung gefunden, die unserer Philosophie entspricht”, sagt der Manager des Automobilunternehmens. Seiner Aussage nach profitieren sämtliche Teamkolleg*innen von der Arbeitserleichterung und der Ressourcenerspranis dank der Implementierung der angepassten App Report Builder. „Früher teilten wir den Eindruck, mit dieser Arbeitsweise nicht nur unser Unternehmen, sondern auch unsere persönliche Entwicklung zu limitieren. Wir waren in unserer Fahrtgeschwindigkeit begrenzt, sozusagen. Nun nicht mehr: Mit Report Builder wurde unsere Geschwindigkeitsbegrenzung aufgehoben. Jetzt fahren wir Vollgas voraus.”

Als agiles IT-Beratungsunternehmen entwickelte Actonic Report Builder: Timesheets and Data Analysis. So verschwenden Sie nie wieder Zeit für aufwendige Berichterstattung, behalten stets den vollen Überblick und treffen erleichtert wichtige wirtschaftliche Entscheidungen.