„Wirklich hervorragend”: Wie die BÜFA mit einem maßgeschneiderten Jira Bericht Lieferziele schlagartig steigern konnte

Hier stimmt die Chemie. Und das seit über 130 Jahren: Die BÜFA ist ein unabhängiges Chemie-Unternehmen, das über 1000 verschiedene chemische Produkte herstellt. Zur Produktion von innovativen Chemikalien nach höchsten Qualitätsstandards kommt die „just-in-time” Lieferung für Kunden. Da sind zuverlässige Tools bei internen Prozessen natürlich essenziell. Das Team der Anwendungstechnik hat gemerkt, dass Excel allein die internen Prozesse weder adäquat abzeichnen, noch verbessern kann. Die Lösung ihres Problems heißt: Report Builder.

Die Herausforderung für die BÜFA

Umweltanforderungen, zahlreiche Vorschriften und technische Möglichkeiten machen die tägliche Arbeit mit Chemikalien zur Herausforderung. Daher benötigt jedes Chemie-Unternehmen Mechanismen, welche die Arbeit so effizient und angenehm wie möglich gestalten. Die BÜFA ist da keine Ausnahme. Gerade in der Anwendungstechnik, wo externe Kundenanfragen gestellt und intern weitergeleitet werden, sind Tools zur Selbstoptimierung gefragt.

Und genau hier war das Problem: Excel. Um den eigenen Fortschritt zu tracken, hat das Team der Anwendungstechnik überwiegend Confluence mit einem Workflow-Plugin benutzt. Hier konnten sie darstellen, welches Arbeitspaket sich gerade wo befindet, aber ein Soll-Ist-Abgleich war nicht verfügbar. Dazu kam eine Excel-Tabelle, die täglich händisch gepflegt werden musste. Diese zusätzliche Arbeit ohne Mehrwert war für den Teamlead der Anwendungstechnik Kristof Männel nicht länger tragbar. Rat suchte er bei Lars Brozinski vom BÜFA IT-Management. Nach gemeinsamer Anforderungsanalyse wurde schnell ein Ziel definiert: interne Prozesse flexibel ohne Excel darstellen und optimieren.

Mit einem maßgeschneiderten Jira Bericht zum Erfolg

Die beiden siedelten die Darstellung der internen Prozesse nach Jira um, was das Unternehmen an anderer Stelle bereits benutzt hat. Schnell kamen sie auf die Idee, Report Builder von Actonic zu verwenden, eine extrem vielseitige Jira App mit einer Großzahl an vorgefertigten Berichtsvorlagen zur Optimierung der eigenen Prozesse.

Die BÜFA hatte die spezifische Anforderung, sowohl den Wunschtermin, als auch die Auslastung und das Ziel eines Auftrags genau zu visualisieren und nachzuverfolgen. Zu welchem Zeitpunkt ein Vorgang den Status wechselt und in die Fertigstellung geht, sollte präzise dargestellt werden können. Kurzerhand setzte sich Herr Brozinski an den Computer, öffnete das Backend und wollte selbst sehen, was er tun konnte, um seine Kolleg*innen zu unterstützen. Da bemerkte er plötzlich das eingebaute Hilfsangebot für benutzerdefinierte Berichte durch den Button:

Mit einem einfachen Klick nahm er Kontakt zu Actonic auf und überließ das Coden und Testen eines maßgeschneiderten Jira Berichts den erfahrenen Entwickler*innen – und konnte sich dabei voll auf seine eigenen Kernaufgaben konzentrieren.

So sieht der individuelle Jira Bericht aus

Die BÜFA wünschte sich ein Balkendiagramm der Liefertermintreue, das sich stets automatisch aktualisiert. Ein realistisches Enddatum eines Vorgangs wird im Jira Ticket als Soll-Wert definiert und mit dem tatsächlichen Ist-Wert verglichen. Wenn die Umsetzung eines Vorgangs schneller ist als das realistische Enddatum, wird der Balken grün angezeigt, wenn sie länger dauert, rot.

Mit Beispieldaten aus Actonics Entwickler*innenteam sieht der Jira Bericht wie folgt aus:

Die blaue Linie bei 75 Prozent markiert das von BÜFA gesetzte Ziel der Liefertermintreue.

Der Betrachtungszeitraum lässt sich individuell völlig flexibel auswählen:

Was für die BÜFA ebenfalls ein absoluter Mehrwert ist: Beim Klick auf die Balken gelangt das Team direkt zu den verlinkten Jira Tickets. Hier können sie ausführlich nachvollziehen, was bei einem Vorgang wie lange gedauert hat:

„Wirklich hervorragend”: Report Building Service von Actonic

Seit mehreren Monaten ist der Jira Bericht des Report Building Service in Benutzung bei der BÜFA. Gestartet ist das Team rund um Herrn Männel bei einem Ziel von 75 Prozent der Liefertermintreue. Und trotz umweltbedingter Ressourcenmängel konnte die Anwendungstechnik dank der Prozessrevolution durch den eigenen Report Builder Bericht die Messlatte um einiges höher schrauben. Jetzt gelten 80 Prozent Liefertermin als Standard.

„Wirklich hervorragend”, sagt Herr Männel zur Lösung, die ihm Actonics Report Building Service bereitgestellt hat. „Dieser Report aktualisiert sich von selbst. Wir konnten die Excel-Tabelle über Board schmeißen und alle Kollegen sind glücklich.”

Im Interview mit Herrn Männel und Herrn Brozinski wird betont, wie viel Zeit das BÜFA-Team dank des neuen Jira Berichts einspart. Auch die Kommunikation mit Actonic während des gesamten Projekts war schnell und transparent. Nach der ersten Kunden-Testung des Berichts folgten weitere Feedbackschleifen. Denn das Actonic-Team erstellt jeden Bericht, den sich ein Kunde wünscht und sieht die Arbeit erst dann als erledigt, wenn der Kunde absolut zufrieden ist.

Gute Chemie mit Actonic

BÜFA steht für „gute Chemie”. Und zwar nicht nur mit ihren Endprodukten, sondern auch mit der Unternehmensatmosphäre. Auf die Arbeit mit dem Actonic Report Building Service lässt sich dieser Gedanke ebenfalls übertragen. In enger Absprache mit dem Kunden BÜFA wurde genau der individuelle Jira Bericht entwickelt, welcher die internen Prozesse der Anwendungstechnik des Chemie-Unternehmens revolutioniert. Tagesaktuelle Zahlen, transparente Visualisierungen und die Verlinkung zu Jira Tickets sind für das zufriedene Team ein „Win win win”. Nun können die Kapazitäten viel besser gesteuert werden als mit „Out of the Box” Jira Berichten allein (und Excel wollen wir an dieser Stelle gar nicht mehr erwähnen). Das komplette Team profitiert von der visuellen Übersicht der erzielten Leistung. Aber auch der Teamlead sieht in der schnellen Analyse einen unbeschreiblichen Nutzen.

Profitieren auch Sie vom Report Building Service

Ein Jira Bericht, der all Ihre Probleme lösen kann? Mit Report Builder machen Sie es möglich. Wie Sie eben gelesen haben, kann dank des Report Building Services gezielt auf spezifische Kundenwünsche eingegangen werden.

Was auch immer Ihrem Team fehlt, um sein volles Potenzial zu entfalten, mit Actonic finden Sie die Lösung.

Kontaktieren Sie uns einfach und wir gehen gemeinsam zum Erfolg!

„Wirklich hervorragend […] alle Kollegen sind glücklich.”

Über den Kunden

BÜFA – neue Chemikalien

BÜFA ist der weltweit erste Online-Großhandel für Chemikalien und wurde 1883 als Familienunternehmen gegründet. Inzwischen stellt das Unternehmen an Standorten in Deutschland und der Niederlande über 1000 verschiedene chemische Produkte her – und das alles klimaneutral! Windenergie, Bahnindustrie oder auch Bootsbau und Sanitärmärkte setzen weltweit Produkte von BÜFA ein.

Interviewpartner

Lars Brozinski, IT-Management

Seit mehr als sieben Jahren ist Lars Brozinski bei der BÜFA im IT-Management tätig. Als Administrator für Jira und Confluence ist er verantwortlich für Problemanalysen und sucht stets nach technischen Möglichkeiten zur Weiterentwicklung. Darüber hinaus gehören Websitegestaltung und webbasierte Systeme auch zu seinen Themengebieten.

Kristof Männel, Teamleiter Anwendungstechnik

Seit 15 Jahren arbeitet Kristof Männel bei der BÜFA. Gestartet im Anwendungsmanagement, leitet er mittlerweile die Anwendungstechnik. Externe Kundenanfragen werden hier schnell und sorgfältig beantwortet. Zu seiner täglichen Arbeit zählt auch die Suche nach der Optimierung von Team-Prozessen.

Das Problem

Wie kann man interne Kennzahlen zur Prozessoptimierung besser darstellen als in Excel? Das Team der Anwendungstechnik wollte die Soll- und Ist-Werte der eigenen Lieferzeit visuell und mit tagesaktuellen Daten darstellen, um die eigene Leistung zu steigern.

Die Lösung des Problems

Report Builder ist ein Jira Berichtstool, das bereits eine Vielzahl an vordefinierten Berichten wie Velocity Chart oder Flow Time bereitstellt. Wann immer Kund*innen besondere Anforderungen zur Berichtserstellung haben, können sie sich an den Report Building Service wenden. Bei dieser Dienstleistung erfolgt nach einer genauen Anforderungsanalyse die Erstellung eines individuellen Berichts, der genau die Lösung Ihres spezifischen Problems ist!

Die Lösung in Zahlen

Derzeit ist auch die BÜFA von umweltbedingten Ressourcenmängel betroffen. Dennoch konnte die Anwendungstechnik mithilfe des maßgeschneiderten Jira Berichts von Actonic die eigene Lieferzeit bereits steigern. Von 75 auf 80 Prozent. Tendenz steigend.