Wie ich endlich aufgehört habe, immer dieselbe Frage zu beantworten: „Wo trage ich meinen Urlaub und meine Kranktage ein?“
Der Moment, in dem mir das Muster klar wurde
Alle paar Wochen bekam ich dieselbe Nachricht von jemandem aus meinem Team:
„Hey, wo trage ich nochmal meinen Urlaub ein?“
„Ist das immer noch dasselbe Ticket wie letztes Jahr?“
„Muss ich einen Kommentar oder eine Arbeitszeit buchen?“
Und ehrlich gesagt – ich konnte es niemandem verübeln.
Ich bin hier Teamleiter bei Actonic Products und musste selbst oft unsere eigenen Richtlinien in Confluence nachlesen oder in Jira nach dem richtigen Ticket suchen. Wir haben seit Jahren gut geschriebene Compliance-Dokumente und ein dediziertes Jira-Projekt dafür, aber wenn man etwas nur ein- oder zweimal im Jahr macht, ist es völlig normal, dass man es vergisst.
Also habe ich vor ein paar Wochen beschlossen, das ein für alle Mal zu lösen.
Denn es war nicht nur eine Person – es war buchstäblich jede*r (naja, okay, außer ein paar talentierten Menschen mit perfektem Gedächtnis). Jede neue Urlaubsphase begann gleich: erst das verzweifelte Erinnern, wie wir das nochmal machen, und dann die Suche in Confluence nach den Richtlinien. Wir haben klare Dokumentation in Confluence und jedes Jahr ein frisches „Vacations YYYY“-Ticket in Jira – aber die Reibung war immer dieselbe: zu viele Klicks, zu viel Merken. Das Gleiche übrigens auch bei den Regeln zur Krankmeldung.
Und da hat es bei mir Klick gemacht:
Wir brauchen keine neuen Dokumente – wir brauchen einen schnelleren Weg zu den Dokumenten, die wir schon haben.
Ein echter Aha-Moment!
Der Leave & Absence Helper betritt die Bühne
Statt eine weitere Anleitung zu schreiben, habe ich Atlassian Rovo Studio geöffnet und einen kleinen internen Agenten gebaut: den Leave & Absence Helper.
Seine einzige Aufgabe ist es, Fragen wie
„Wie buche ich meinen Urlaub?“
„Wie melde ich mich krank?“
„Wie tracke ich meine Arbeitszeit?“
sofort zu beantworten – mit den richtigen Schritten und dem direkten Jira-Link.
Identität und Szenarien definieren
Der Einstieg ist ziemlich einfach – Sie geben dem Agenten einfach seine Identität (oder ihre? Am Ende verhalten sich diese Agenten wirklich wie Teammitglieder, fast wie „lebende“ Wesen). Ich habe dem Agenten einen Ton gegeben, der zu meiner eigenen Art passt, Dinge zu erklären:
„Ein zugänglicher, kompetenter Assistent, der Mitarbeitenden hilft, ihre Zeit zu erfassen und Abwesenheiten zu verwalten – freundlich, klar und richtlinienkonform, und der sie Schritt für Schritt durch den Prozess führt, ohne Dinge unnötig zu verkomplizieren.“
Den Prompt selbst habe ich direkt in Rovo Studio verfeinert, was tatsächlich sehr hilfreich war.
Ich habe für den Agenten nur ein „Default“-Szenario verwendet, werde das aber wahrscheinlich in Zukunft erweitern. Das Verhalten meines Szenarios war:
You are an assistant focused on helping users with questions about holidays, vacation days, and sick leaves.
Provide clear, concise answers about company leave policies, public holidays, vacation days, and sick leave entitlements.
When asked, guide users on how to log time for holidays, vacation, or sick leave, and provide links to the relevant ticket or system page for logging time (if available).
If you do not have a specific link, advise the user where they can typically find it or who to contact for more information.
Be friendly, supportive, and professional in your responses.
ONLY USE THE Custom knowledge provided to give answers. First provide the instruction / policy, and only then provide a jira tickets (if exist). Do not forget to search for special tickets to log vacation, sick leaves in DEVELOPMENT TEAM project https://actonic.atlassian.net/browse/DT
(Per YEAR there a single ticket created where ALL employees log all their vacations, and a single ticket where ALL employees log their sick leaves).
Das mag etwas streng wirken, aber ich musste es bewusst strikt formulieren, um typische Fehlverhalten von KI-Assistenten zu vermeiden. Mein erster Versuch mit mehr „Freiheit“ im Szenario war zwar ganz gut, aber der Agent war manchmal zu schnell darin, Menschen einfach zu sagen, wie sie etwas tun sollen – statt ihnen zuerst die wichtigen Details und Rahmenbedingungen zu erklären.
Dem Agenten das richtige Wissen geben
Wir haben nicht einfach den kompletten Confluence-Bereich angebunden – das würde den Agenten nur verwirren. Stattdessen habe ich ihm eine kleine, kuratierte Sammlung verifizierter interner Dokumente gegeben (so wie in unserem Default-Szenario zu sehen):
Vacation Policy Instruction
Sick Leave Policy Guide
Public Holidays
How to Track Time
Development Team Projekt in Jira
Das hat gereicht. Der Agent lernt nur aus offiziellen Quellen – und nicht aus irgendwelchen zufälligen oder veralteten Seiten.
Einfachheit und Ruhe
Wenn jetzt jemand fragt:
„Wie buche ich meinen Urlaub?“
antwortet der Agent sofort mit:
einer kompakten Zusammenfassung unserer offiziellen Richtlinie
Schritt-für-Schritt-Anleitung
einem direkten Link zum richtigen Jira-Ticket (zum Beispiel DT-1609: Vacations 2025)
Verweisen auf unsere internen Seiten
und sogar mit smarten Folgefragen wie:
„Kann ich halbe Urlaubstage in Jira buchen?“
„Wie bekomme ich die Freigabe von meinem Product Owner?“
Seitdem hat mich niemand mehr zweimal dieselbe Frage gestellt. Und ganz ehrlich: Ich muss mir den Prozess selbst auch nicht mehr merken – ich frage einfach den Agenten.
Warum das besser funktioniert als nur Dokumente zu haben
Man könnte denken, das Problem sei schlechte Dokumentation oder schlechte Wissensorganisation. Aber wir hatten schon immer gute Dokumentation. Das Problem war nicht der Inhalt, sondern der Kontextwechsel.
Jedes Mal, wenn jemand eine Richtlinie nachschlagen wollte, musste er oder sie Confluence öffnen, suchen, scrollen, das richtige Jahr finden, dann Jira öffnen, das richtige Ticket finden …
Selbst mit Shortcuts und Smart Links waren es immer ein paar Klicks – und man musste wissen, wo man klicken muss!
Der Leave & Absence Helper übernimmt diese mentale Navigation.
Er verbindet unsere Dokumente mit unseren täglichen Aktionen, sodass Wissen sofort nutzbar wird.
Rückblick & nächste Schritte
Ich habe den Leave & Absence Helper gebaut, weil ich es leid war, immer wieder dieselben Fragen zu beantworten – aber am Ende hilft er mir selbst sogar noch mehr. Heute muss ich mir keine Richtlinien oder Links mehr merken, ich frage einfach meinen eigenen Agenten.
Und genau das ist für mich die beste Art von Automatisierung: nicht Menschen ersetzen, sondern sie von den Dingen befreien, die wir alle ein- oder zweimal im Jahr sowieso wieder vergessen.
Möchten Sie etwas Ähnliches bauen?
Wenn Sie Teams in Jira führen und allen Zeit sparen möchten, probieren Sie aus, Ihren eigenen Rovo-Agenten zu erstellen.
Fangen Sie klein an.
Nutzen Sie die Dokumente, die Sie bereits haben.
Lassen Sie die KI sich um das Erinnern kümmern.
Oder, wenn Sie sehen möchten, wie wir das mit fortgeschrittenen Tools kombinieren –
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