So nutzen Sie Timesheet Builder zur Jira Zeiterfassung und Ressourcenplanung - Actonic GmbH

So nutzen Sie Timesheet Builder zur Jira Zeiterfassung und Ressourcenplanung

Jira Zeiterfassung


Projektmanager*innen wissen: Die wichtigste Ressource, die ihnen zur Verfügung steht, ist die Arbeitszeit ihres Teams. Deshalb ist es für gute Projektmanager*innen eine Selbstverständlichkeit, diese Ressource genau zu kennen, denn nur so kann ein effektives Zeitmanagement garantiert werden. Die unter Projektmanager*innen äußerst beliebte Software Jira von Atlassian bietet zur Zeiterfassung eine besondere Lösung: die Jira App Timesheet Builder. Mit dieser smarten App können Sie innerhalb von wenigen Minuten umfassende und anpassbare Arbeitszeitpläne Ihres gesamten Teams oder einzelner Mitarbeiter*innen erstellen. Diese Arbeitszeitpläne können Sie in XLS, CSV oder PDF exportieren, um sie beispielsweise Stakeholdern vorzulegen. Dadurch erhalten Sie einen genauen Überblick über die aufgewandte Zeit für bestimmte Aufgaben, Tickets oder Projekte und können basierend auf diesen Erkenntnissen die Ressourcen Ihres Teams genau planen und realistischer einschätzen.

Die Timesheet Builder App besteht aus zwei Bereichen: „Meine Stundenzettel” und „Teams”. Der „Teams“-Bereich gibt Ihnen die perfekte Einsicht in die Kapazität Ihres Teams. Im „Meine Stundenzettel”-Bereich können Sie Ihre Arbeitszeit genauestens erfassen und diese in verschiedenen Ansichten darstellen.

In diesem Artikel geben wir Ihnen einen Überblick über die beiden Bereiche der App und zeigen Ihnen praxisnah, wie Sie diese für Ihre optimale Jira Zeiterfassung und Ressourcenplanung verwenden.

Jira Zeiterfassung durch Timesheet Builder: der „Meine Stundenzettel”Bereich

Der „Meine Stundenzettel”-Bereich ist das Herzstück von Timesheet Builder, denn hier werden die Stundenzettel erstellt. Um hier Stundenzettel zu erstellen, gilt es zunächst einmal Ihre Arbeitszeit zu erfassen. Zur Erfassung der Zeit bietet die App zwei Ansichten: die Kalenderansicht und die Zeitleistenansicht.

Durch die Kalenderansicht erhalten Sie eine transparente Übersicht über einen Zeitraum. Dabei können Sie zwischen einer Wochenansicht, einer Wochenansicht mit Uhrzeiten und einer Monatsansicht auswählen.

Die Zeitleistenansicht ist die richtige Wahl für alle, die Tabellen lieben. Darüber hinaus enthält diese Ansicht eine Filterfunktion, durch welche Sie die Ansicht nach Vorgängen, Projekten und vielen weiteren Möglichkeiten filtern können. Dazu klicken Sie auf „Group by” und fügen durch „add a field” neue Gruppierungskriterien hinzu. Basierend auf Ihrer Auswahl wird der Output angepasst und Sie erhalten eine detaillierte Ansicht Ihrer persönlichen Arbeitszeit, die Sie als XLS, CSV oder PDF aus der App exportieren können.

Zur Erfassung der aufgewandten Zeit für Ihre Tickets gibt es in den Ansichten mehrere Möglichkeiten:

Möglichkeit 1: Log-Time

Zeiterfassung über den Button „Log Time” ist sowohl in der Kalender- als auch in der Zeitleistenansicht verfügbar. Dazu klicken Sie jeweils oben in der bevorzugten Ansicht auf den „Log Time”/ „Zeit erfassen”-Button, wodurch sich ein Pop-up-Fenster öffnet. In diesem können Sie das Ticket, das Sie bearbeitet hatten, auswählen und dazu den Startzeitpunkt und die Dauer der Bearbeitung bestimmen.

Möglichkeit 2: direkte Eintragung der Zeiten in die Tabelle

Diese Möglichkeit ist nur in der Kalenderansicht verfügbar. Hier klicken Sie in Ihrem bevorzugten Darstellungsmodus auf den Startzeitpunkt, an dem Sie angefangen haben, an einem Ticket zu arbeiten. Dadurch öffnet sich ein Pop-up-Fenster, in dem Sie das gewünschte Ticket auswählen können und die Dauer der aufgewandten Zeit eintragen können.

Möglichkeit 3: Drag-and-drop

Auch diese Option ist nur in der Kalenderansicht verfügbar. Hier können Sie an der Seite der Ansicht Ihr gewünschtes Ticket durch eine Suchfunktion auswählen. Sobald Sie es gefunden haben, können Sie es per Drag-and-drop an den gewünschten Startzeitpunkt ziehen. Sobald Sie das Ticket abgelegt haben, erscheint wiederum ein Pop-up-Fenster, in dem Sie die Dauer der Bearbeitung eintragen.

Bei allen drei Varianten ist es wichtig im Pop-Up Fenster das Team auszuwählen, dem das Ticket zugewiesen werden soll. Die Auswahl hier ist dann die Basis für die Zeitleistenansicht des Teams (mehr dazu im nächsten Abschnitt). Durch das Erfassen der Zeit entsteht an der ausgewählten Ansicht ein Blocker zum Ticket.

Jira Zeiterfassung durch Timesheet Builder: der „Teams”-Bereich

Der „Teams“-Bereich von Timesheet Builder ermöglicht es Ihnen, den perfekten Überblick über die Kapazität Ihres Teams zu erlangen. Hier können Sie strukturierte Teams erstellen, zu dem Sie in der Zeitachsenansicht eine Übersicht zum Team erhalten. Diese Übersicht können Sie dann als XLS, CSV oder PDF exportieren. So erstellen Sie im Handumdrehen Arbeitszeitübersichten zu Ihrem Team. Natürlich können Sie dabei mehrere Teams, mit je verschiedenen Personen, erstellen, um dadurch verschiedene Ansichten zu den einzelnen Arbeitsbereichen Ihres Teams oder Ihrer Abteilung zu generieren.

Um ein Team zu erstellen, klicken Sie im „Teams“ –Bereich auf „Create Team“, wodurch ein Pop-up-Fenster erscheint. Dort geben Sie den Namen des Teams ein und wählen den Team-Leader aus und fügen optional eine Beschreibung des Teams hinzu. Durch einen Klick auf „Create“ wird das Team erstellt und erscheint in der Übersicht des Bereichs.

Mit einem Klick auf den Namen des zuvor erstellten Teams gelangen Sie zu dessen Ansicht, wo Sie weitere Eigenschaften hinzufügen können. Durch einen Klick auf „Add Members“ können Sie Personen auswählen, um diese zum Team hinzuzufügen. Wenn Sie auf „Bulk Add Mebers“ klicken, können Sie durch eine Massenoperation auf einmal eine Personengruppe dem Team hinzufügen.
In der dadurch vervollständigten Teamübersicht können Sie die Rolle der Mitglieder und deren Commitment, also ob sie zu 100 % oder weniger einem Projekt zugeteilt sind, einsehen. Darüber hinaus erkennen Sie hier, wann der/die Benutzer*in dem Team beigetreten ist oder es verlassen hat.

Im Abschnitt „Manage roles and permissions“ können Sie die Berechtigungen, die die verschiedenen Teammitglieder haben sollen, festlegen. Hier lassen sich drei Berechtigungen auswählen:

Mit „Work on issues” können Sie Stundenzettel für das Team in „My Timesheets” hinzufügen und somit Zeit verknüpft mit einem Team tracken. Mit der Berechtigung „View work logs” können Sie Stundenzettel, die von anderen Teammitgliedern für dasselbe Team hinzugefügt wurden, einsehen. „Manage work logs” berechtigt Sie zum Bearbeiten und Löschen von Stundenzetteln, die von anderen Teammitgliedern für dasselbe Team hinzugefügt wurden. Die verschiedenen Berechtigungstypen verhelfen dadurch den einzelnen Teammitgliedern zu einer gewissen Privatssphäre, da nicht jeder alle Stundenzettel einsehen kann.

Hier hat der Teamlead alle Rechte und Team Member automatisch nur „Work on issues“. Durch einen Klick auf „add custom role“ können Sie weitere Rollen definieren, die Sie Teammitgliedern zuordnen können. Dabei geben Sie der neuen Rolle einen Namen und haken dann die jeweils gewünschte Berechtigung an. Wenn Sie neue Teammitglieder hinzufügen oder bearbeiten, können Sie dann die Rolle auswählen und das Mitglied erhält die ausgewählten Berechtigungen.

Als Teamlead wird Ihnen in der Ansicht Ihres Teams der Button „Timeline“ angezeigt. Durch einen Klick darauf erhalten Sie eine Zeitleisten-/ Timelineübersicht zu den eingetragenen Stunden Ihres Teams. Wie in der Zeitleistenansicht des „Meine Stundenzettel”-Bereichs können Sie die Ausgabe nach vielen verschiedenen Kriterien gruppieren und Ihren Wunschzeitraum der Ausgabe angeben. Diese mächtige Übersicht der Worklogs Ihres Teams lässt sich dann als XLS, CSV oder PDF aus der App exportieren, wodurch diese beispielsweise Stakeholdern zur Analyse vorgelegt werden können.

Jira Zeiterfassung durch Timesheet Builder: ein Fazit

Jira Zeiterfassung war noch nie so schnell und einfach wie mit Timesheet Builder! Die App ist die smarteste Lösung, um sich in Jira eine Übersicht über die Arbeitszeit einer Person oder eines Teams zu verschaffen. Die in der App erstellten Arbeitszeitübersichten bieten den perfekten Mehrwert für Projektmanager*innen, denn sie generieren eine einzigartige Einsicht in die Kapazität eines Teams. Die einfache Aufwandserfassung und die Übersicht über Ihr Team wird auch Sie überzeugen. Versprochen!

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